Somos implementadores de software. En concreto, llevamos ya más de cinco años implementando Odoo a cientos de clientes.
Odoo es un software excepcional, que año tras año ha recibido y recibe continuas mejoras. Haciendo que cada vez cubra más funcionalidades, llegue a más gente y, en resumidas cuentas, se vuelva más completo.
Sin embargo, a medida que Odoo crece, también lo hace su complejidad. Más menús y submenús para tener la opción que estás buscando. Y esto, es un problema. Una barrera de entrada, con la que nadie contaba. La sombra que ha ido creciendo sin que nadie se diese cuenta. Pero estate tranquilo, traemos la solución.
Gestionamos más de 100 clientes en Odoo. Y un día dejamos de abrir Odoo
Esta es la historia real de cómo en Octupus acabamos construyendo la herramienta que nos faltaba, y por qué ahora no podemos trabajar sin ella.
Llevamos años implantando Odoo. Lo conocemos al dedillo. Sabemos donde está cada menú, cada filtro, cada informe, pero eso no nos libraba de algo que nos pasaba todos los días: perder tiempo haciendo cosas que deberían ser instantáneas. Teníamos el mismo problema que nuestros clientes.
Tenemos alrededor de 100 instancias de clientes activas. Eso significa que cada vez que alguien del equipo necesitaba un dato: una factura pendiente, las horas de un proyecto, el estado de un pedido; tenía que:
- Acordarse de en qué instancia estaba ese cliente.
- Entrar, buscar el menú correcto.
- Poner los filtros adecuados.
- A veces, exportar a Excel para cruzar con otra cosa.
Y, ¿si quien necesitaba el dato era el CEO? Pues directamente se lo pedía a alguien del equipo; porque los CEOs no suelen abrir su ERP.
El resultado era absurdo: somos expertos en Odoo, pero ni nosotros mismos lo usábamos de forma ágil.
El nacimiento de Robin AI
No empezamos Robin AI pensando en un producto, empezamos porque identificamos el mayor desafío en Odoo que nos frenaba de ser completamente ágiles en nuestra propia empresa.
La idea era simple: ¿y si en lugar de entrar en Odoo, le preguntamos a Odoo? Eso es Robin AI: Una capa que se pone encima de tu ERP, y te deja hablar con él en lenguaje natural. Sin menús. Sin filtros. Sin necesitar formación para usarlo.
Y lo primero que hicimos fue probarlo con nosotros mismos. No como demo para enseñárselo a clientes, sino como herramienta real de trabajo, todos los días.
Cambio en el día a día
Vamos a mostrarte ejemplos concretos de tareas que antes nos llevaban minutos o dependían de contactar con otra persona. Y ahora nos llevan segundos:
Antes: Quiero saber cuántas facturas pendientes tiene un cliente. Abro su instancia , voy a Contabilidad, Facturas, filtro por estado, miro el total.
Ahora: ¿Cuántas facturas pendientes tiene este cliente? – Robin me lo dice al instante.
Antes: Necesito las horas del equipo en un proyecto esta semana. Deberías ir a hoja de horas, filtrar por proyecto, filtrar por fechas y exportar.
Ahora: Horas del equipo en X proyecto esta semana. – Y ya está; sin más lío.
Y lo mejor es que como hablas por un chat; como lo haces habitualmente con tus familiares o amigos, no es solo para gente que sepa cómo funciona Odoo. Está al alcance de cualquier persona del equipo, ya que puede hacer estas preguntas sin haber tocado el ERP en su vida.
Lecciones aprendidas
La búsqueda de Robin AI, nos dejó tres grandes enseñanzas por el camino que queremos compartir contigo por si te sientes identificado:
1. La barrera nunca fue técnica
Nuestro equipo sabe usar Odoo, lo conocen perfectamente, pero aun así, Robin les hizo más productivos. Porque el problema real no era el desconocimiento del software, era que navegar entre interfaces lleva tiempo, aunque sepas exactamente a dónde ir. Es como saber conducir por Madrid pero seguir tardando 40 minutos en llegar. El problema no es que no conozcas la ruta, es el tráfico.
2. El CEO no entra a su ERP
Aunque suene paradójico, nosotros mismos lo vivíamos. Sergio González, CEO de Octupus, tenía que estar a otras tareas, que no le daban tiempo para entrar a su propio Odoo. Por lo que de necesitar información interna, se la solicitaba a las personas encargadas del área o el proyecto en cuestión.
Antes le pedía a tres personas distintas datos de tres sitios distintos. Ahora le pregunto a Robin y en 10 segundos tengo la foto completa.
Los CEOs y directores generalmente no entran al ERP. No porque no quieran, sino porque no les compensa invertir el tiempo. Robin les da acceso directo a sus propios datos, en su propio lenguaje y cuando lo necesitan.
3. Usarlo nosotros mismos genera una confianza que no se puede fingir
Cuando un cliente potencial nos pregunta, “Vale, ¿pero esto funciona de verdad?“, no le enseñamos una demo preparada. Le enseñamos lo que usamos todos los días, con datos reales, en producción. Eso no se puede fabricar.
Entendemos muy bien que la IA ha llegado para quedarse. También sabemos que no todo el mundo la emplea bien, y que tiene sus limites. Por eso concebimos Robin AI, teniendo en mente los desafíos y problemas que pueden presentar los agentes de IA.
Si tu empresa usa Odoo, esto te interesa
No hace falta que seas una consultora tecnológica para beneficiarte de Robin AI. Si tu equipo trabaja con Odoo, o debería trabajar con Odoo pero no lo hace porque se les hace complicado; Robin rompe esa barrera. Especialmente si tienes directivos que nunca entran al ERP pero necesitan datos para tomar decisiones.
¿Quieres verlo funcionando con tus propios datos? Te ofrecemos una pueba gratuita y te lo enseñamos en 15 minutos.