WhatsApp en Odoo

• Programar flujos de mensajes: Puedes programar un mensaje inicial de bienvenida la primera vez que hablen contigo o preparar un mensaje cuando la conversación lleve un tiempo estancada.
• Respuestas rápidas: Puedes programar una serie de preguntas frecuentes y aportar así a tus clientes respuestas rápidas a sus dudas.
• Mensajes de ausencia: Te permite configurar mensajes de disponibilidad o no ante tus clientes; más concretamente mensajes que se envíen por defecto comunicando tu ausencia en determinado momento y volviendo a comunicar la disponibilidad.
• Etiquetar chats: Te permite agrupar los chats de la forma que elijas y que te sea más sencilla.
• Generar promociones personalizadas: Una vez que conozcas a tus clientes puedes difundirles mensajes personalizados con ofertas para que adquieran tus productos.
• Mostrar catálogo con tus productos: Puedes generar un catálogo con tus productos en promoción o con las últimas novedades que quieras destacar e ir variándolas con el paso de los días para atraer a más público.

Es lo último que ha sacado WhatsApp perteneciente a WhatsApp Business el 10 de octubre de 2023. Flows es una funcionalidad de Business que permite generar y automatizar formularios pudiendo con ello incluso comprar o puntuar los productos. Lamentablemente, por el momento todo lo relacionado con Flows no se encuentra disponible de forma nativa en Odoo; aunque puede que dentro de poco sea de las novedades de Odoo 18 anunciadas.  Si igualmente, quieres tenerlo en tu empresa, en Octupus como expertos en eCommerce e integraciones podemos implementarlo.

Para poder integrar tu WhatsApp en Odoo, tan solo tienes que tener activo el módulo que hay disponible en la versión Enterprise de Odoo 17. Lo encontrarás con el nombre de Odoo WhatsApp Integration.

Cuando ya hayas accedido al módulo lo primero con lo que te encontrarás es con un menú con los siguientes botones: Plantilla, Mensajes y Configuración. Por defecto te encuentras dentro del apartado Plantillas y te saldrán desplegadas, en vista de lista.

1. Payment Link (Generar enlace de pago de venta)
2. Payment Receipt (Pagos)
3. Invoice (Asiento contable)
4. Event Ticket (Registro de eventos)
5. Event Reminder (Registro de eventos)
6. POS Receipt (Pedidos TPV)
7. Sale Order (Pedido de venta)
8. Sale Order Ship (Traslado de mercancía)

Si accedes al botón de Mensajes, encontrarás que por defecto no tienes ningún mensaje recibido ni enviado, es normal. Porque de momento no tienes vinculada ninguna cuenta y como dicta el dicho: de dónde no hay, no se puede sacar. Luego lo primero que tendrás que hacer es darle al apartado de Configuración y darle al botón de Nuevo para realizar la conexión de tu cuenta de WhatsApp Business con Odoo. Para ello, te recomendamos que tengas ya todo preparado. Principalmente, debes haber conectado tu cuenta WhatsApp con la API de Whatsapp en la nube.

El proceso de conexión puede ser muy tedioso si no tienes conocimientos de lenguajes de programación. Por lo que te recomendamos que hables con tu partner de confianza para poder disfrutar de todas las ventajas que tiene este módulo. En caso de que sí que tengas los conocimientos, necesitas el ID del número de teléfono, el Token de acceso temporal, el ID de la aplicación y ID de la cuenta de WhatsApp Business que se encuentran en la API de Meta.

Dando por hecho que ya has realizado la conexión, te vamos a mostrar todas las bondades que te ofrece el módulo. Empezando por la creación de una de las plantillas de automatización de mensajes. Para ello vamos a darle a la plantilla de Sale Order Ship, perteneciente al grupo de las ocho que nos salen por defecto.

Según le demos veremos la plantilla por defecto con el mensaje en inglés y todos los campos ya rellenos. Vamos a modificar el mensaje para que muestre lo que quieras; en este caso hemos traducido el contenido que tenían en inglés al español.

Como se puede observar en la imagen, en la parte superior izquierda tenemos un botón que pone Previsualizar. Al darle te muestra una Vista previa de cómo se vería esta plantilla en la interfaz de WhatsApp.

El mensaje que aparece de una forma más clarita en la previsualización lo tenemos en el campo de Mensaje a píe de página. IMPORTANTE: Lo que viene por defecto es que si escribes stop dejas de recibir mensajes; si quieres que sea con otra palabra o forma habría que programarlo. En esta ocasión lo hemos cambiado por 'Mil gracias por vuestra atención.'

Si nos centramos en las pestañas de la parte inferior, veremos que contamos con tres pestañas: Body, Buttons y Variables.

Como hemos visto, en el Body  o Cuerpo de la plantilla es dónde escribiremos el contenido de nuestro mensaje. Dentro del mismo puede haber una serie de números; estos números son las variables que quieres que contenga tu mensaje. Siempre que haya una variable, ésta debe ir entre dos corchetes. Ejemplo: {{24}} → Sería la variable 24 de nuestro mensaje.

En Buttons o Botones, nos encontraremos con cinco columnas, las cuáles tendremos que rellenar o no, en función de lo que pongamos en la primera columna.

Por tanto, lo más importante a tener en cuenta es la elección que hagamos entre las tres posibilidades que nos ofrece por defecto, como son: Respuesta rápida, Visitar sitio web y Número de llamada. En todos los casos también tendrás que rellenar la segunda columna, puesto que es el texto del botón, pero su funcionalidad varía.

En respuesta rápida, lo que pongas en la columna de Texto de botón es lo que tu cliente te podrá responder rápidamente y sin escribir por WhatsApp.

En visitar sitio web lo que pongas en el texto de botón debe ser un llamamiento para que hagan den al enlace. Por ello es imprescindible que rellenes también la columna de URL del sitio web y el tipo de URL; que por defecto y normalmente será Estática.

En número de llamada el contenido que pongas en el texto del botón puede ser directamente el nombre de la persona a la que van a llamar o algo llamativo si tu fin último es que llamen a ese número. Por tanto, debes rellenar la columna de número de la llamada dado que será el que se les pondrá en el teléfono cuando den al botón a falta de que llamen. IMPORTANTE: Recuerda poner el prefijo de tu país.

Paralelamente al Body, en la pestaña de Variables debes tener la respuesta de a dónde apuntan. Por lo que sí tenemos como en este caso cuatro variables, debemos tener cuatro líneas de contenido que apunten a cada una de ellas.

Esta pestaña también cuenta con otras tres columnas, además de la de Nombre como son: Valor de ejemplo, Tipo y Campo.

En esta columna pondremos lo que queremos que aparezca por defecto en cada uno de los números. Luego a la hora de enviar el mensaje de la plantilla lo podremos personalizar; pero es importantísimo que esté completo.

En esta columna decidimos a dónde apunta un poco más específicamente la variable. Hay cinco posibilidades: Nombre de usuario, Móvil de usuario, Texto libre, Enlace del portal y Campo del modelo.

Recomiendo usar por defecto Texto libre, ya que nos va a permitir modificar el contenido antes de enviarlo. Ahora bien, si ya conoces Odoo o tienes un poco de conocimientos sobre los modelos que emplea, sería ideal usar Campo del modelo. En cuanto a Nombres de usuario, se pondrá automáticamente el nombre del usuario de Odoo que mande la plantilla. En Móvil de usuario sucederá lo mismo y en Enlace del portal, se adjuntará un enlace a tu Sitio Web de Odoo.

También puedes ponerle un encabezado a tu mensaje, eligiendo entre las siguientes opciones: Ninguno, Texto, Imagen, Video, Documento y Ubicación.

• Texto: Te pone un texto en la parte superior con un tamaño un poco superior al resto del mensaje y resaltado en negrita.
• Imagen: Puedes añadir la imagen que quieras. Lo único que la misma debe estar en formato .jpg o .png. Es muy útil para reflejar la imagen del producto o tu propia imagen de marca.
• Video: Puedes añadir el vídeo que prefieras. Ten en cuenta que para verlo tus usuarios tendrán que descargarlo; por lo que es preferible que no pese en exceso.Muy útil si quieres que se refleje algún aspecto clave que destaque más en movimiento.
• Documento: Subes el documento elegido y él mismo irá adjunto. Muy útil a la hora de mandar facturas a tus clientes o presentaciones o dossiers sobre los productos que necesites.
• Ubicación: Ideal cuando quieres concretar una cita con tu cliente en un lugar en específico.

Las plantillas solo tienen tres estados: Borrador, Pendiente o Aprobado.

• Borrador: Es cuando te encuentras diseñando el mensaje que quieres difundir entre tus usuarios de WhatsApp
• Pendiente: Es cuando ya decides que la plantilla está preparada para su envío. Debes darle al botón “Enviar para aprobación” que se encuentra en el margen superior izquierdo de la plantilla. Entonces WhatsApp comienza a procesar que esa plantilla es de tu cuenta de WhatsApp Business. El proceso se puede demorar unos minutos; por lo que es recomendable que se dé al botón de Sincronizar Plantilla para agilizar el proceso
• Aprobado: Es cuando WhatsApp ha validado tu plantilla y por tanto, ya puedes enviarla a dónde necesites. Si tu plantilla se encuentra en este estado, sólo puede ser modificada una vez cada 24 horas.

Cuando estés editando la plantilla o simplemente viéndola, te aparecerán la cantidad de mensajes que han sido enviados en el margen superior derecho. Si aprietas el botón de Mensajes.

Si nos dirigimos a la columna de Mensajes o damos al botón anteriormente mencionado,  podremos ver los mensajes que hemos enviado. La diferencia entre hacerlo de una u otra forma es el filtro que se te va a aplicar por defecto; dado que si lo haces sobre el botón solo mirará los mensajes enviados de los últimos siete días en esa plantilla. MIentras que si lo haces en el del menú, te filtrará todos los mensajes enviados de los últimos siete días. En cualquier caso podrás ver la siguiente información: cuándo se ha creado el mensaje, quién lo ha enviado; a qué número se ha enviado y el estado en el que se encuentra el mensaje; cada información se encuentra en una columna.

En caso de que falle el mensaje, nos aparecerá la opción de Volver a intentar al lado derecho del indicativo de que ese mensaje ha fallado.

Cuando ya tengamos preparadas las plantillas, podemos ir a nuestro módulo de contactos y al lado del número de teléfono nos aparecerán tres opciones; siendo WhatsApp la que se acaba de sumar.

En cuanto a las notificaciones, para que te salte cómo un chat dentro de tu propio Odoo; debes dar permiso a la web para que te las muestre. Hacerlo es tan sencillo como hacer click en la segunda notificación que tendrás por defecto, que pone: “OdooBot tiene una solicitud”.

Para que lo localices de la forma más sencilla posible, se encuentra oculto bajo el logo de dos bocadillos de diálogo que se encuentran en el margen superior derecho de tu pantalla en todo momento, ya sea que te encuentres en uno de los módulos de Odoo o en la página principal.

Como lo que hace al fin y al cabo es gestionar el apartado de Privacidad y Seguridad de tú navegador, siempre tienes la opción de hacerlo manualmente desde ahí. Por ejemplo en Chrome, tendrías que dar a los tres puntos → Configuración → Privacidad y Seguridad → Configuración de Sitios → Dentro ir gestionando los permisos que quieras dar o quitar a cada página web.

Suponiendo que ya has permitido, de la forma que sea, que te lleguen notificaciones, puedes ver los mensajes de WhatsApp de tres formas distintas: 1. A través de las notificaciones que hemos habilitado. Se nos notificará en la parte superior derecha de nuestra pantalla como un mensaje más.

2. A través de un chat que te aparece de forma automática desplegado en la parte inferior derecha de la pantalla. Mediante el mismo puedes responder de una manera muy dinámica, e incluso ver qué plantilla ha sido la que se ha mandado. En este ejemplo hemos mandado la plantilla con la que hemos trabajado y el cliente Sergio nos responde y nosotros con el perfil de Sergio le hemos vuelto a responder. De ahí la diferencia de imágenes de perfil y de apariencia del nombre.

3. A través del módulo de Odoo Conversaciones, nos aparecerá por defecto la opción de WhatsApp y en ella nos irán notificando todos los chats en los que estemos puestos como usuarios a notificar o en los que hayamos sido los precursores de la conversación.

Ya puedes disfrutar de la herramienta de WhatsApp de forma nativa desde Odoo Enterprise y con ello sacarle un mayor partido a la aplicación de mensajería instantánea más utilizada a nivel mundial. Si deseas emplearla, pero no sabes cómo realizar la conexión entre la API y Odoo, estate tranquil@; en Octupus te ayudamos como tu partner tecnológico de confianza.