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Gestión empresarial, transformación digital y sistema ERP en 2022

En este artículo hablaremos sobre la transformación digital, por qué necesitas dar el salto y algunos tips con los cuales vencer la resistencia a este cambio.

También te contaremos sobre las tendencias de gestión empresarial más importantes para el 2022 si decides digitalizarte.

Por último te demostraremos por qué contar con un sistema ERP open source puede hacer crecer a tu empresa y disparar tus ventas en un entorno cada vez más cambiante.

Gestión empresarial: Buenas prácticas.

En la selva de los negocios digitales -pleno 2022- se hace difícil diferenciarse y llegar a tus clientes, independientemente que tan bueno sea tu producto o tu nicho de mercado.

Pero a pesar de todo ello, tú, como directivo de un negocio tienes en las manos  una herramienta muy potente, que no depende de nadie más que de ti mismo.

Hablamos de la gestión empresarial.

Este primer paso será clave para que la productividad de tu empresa aumente y tu negocio comience a funcionar con la perfección de un reloj suizo.

Antes de tan siquiera ponernos a hablar sobre transformación digital debes de tener claro estos principios y buenas prácticas para gestionar tu empresa.

A continuación te lo resumimos de manera sencilla.

¿De qué trata la gestión empresarial?

Simplemente son aquellos procesos o estrategias que seas capaz de implementar con tu equipo de trabajo y que busquen mejorar el crecimiento, posicionamiento y desarrollo de la empresa.

Este concepto puede parecer muy amplio, conciente estamos de ello. En él caben tantas acciones como empresas diferentes existen, con diferentes modelos de negocios.

Con el objetivo de que puedas desde ya comenzar a trabajar en tu gestión empresarial,  hemos reunido estos 5 pilares a modo de resumen:

Pilares de la gestión empresarial:

  • El punto de partida es tener una buena planificación.
  • Tener todo bien organizado es esencial.
  • Debemos asegurarnos que cada plaza de trabajo esté ocupada por la persona más capacitada.
  • Como todo proyecto necesitamos a un líder que dirija el camino hacia el éxito.
  • Por último controlar los pasos que damos en la empresa es muy importante para la toma de decisiones.

Tendencias de gestión empresarial en un mundo digital

Cada cierto tiempo irrumpen tendencias que marcan la forma en que se realizan los procesos de gestión de una empresa. Conocerlas te permite alcanzar el mayor número de objetivos en el menor tiempo posible, elevando así la productividad de tu empresa considerablemente.

Si no tomamos en cuenta estas tendencias al dirigir nuestro negocio, podremos tener serios problemas.

Por ejemplo, el efecto que tuvo la pandemia sobre el sector empresarial durante estos 2 años marcó un cambio en las relaciones internas de las empresas con sus empleados como con sus clientes.

Ello se tradujo en que hoy todavía exista resistencia para abandonar el teletrabajo y que se estén planteando en muchos países leyes para reducir el mínimo de horas semanales.

Por otra parte, algunas empresas para comenzar a vender al consumidor final directamente algunos de sus productos, tuvieron que hacer cambios profundos en algunas de sus líneas de negocios. Esto requirió nuevas estrategias y una nueva cultura empresarial para hacer frente a dicha transformación.

Definitivamente el juego cambió y la manera de dirigir también.

A continuación, te mencionamos las tendencias más relevantes en gestión empresarial para este 2022:

Automatización mediante software en la nube

No en vano es el primer acápite.

Contar con programas que se encarguen de procedimientos, almacenamiento de datos y aprendizaje por inteligencia artificial te ahorras tiempo, disparas tu eficiencia y te permite concentrarte en funciones más importantes para tu empresa.

Con un ERP ,por ejemplo, puedes dirigir y administrar tu negocio de manera sencilla y desde un mismo lugar. Además, con las soluciones actuales en la nube disminuyen los costes y logras una mayor escalabilidad.

Por último, una de las principales tendencias derivadas de este tipo de soluciones es la centralización de los datos para su manejo y gestión.

Hacer lo mismo pero mejor

En la era digital no basta con aprender materias nuevas, sino también hay que perfeccionar ciertas habilidades para lograr un desempeño mejor en nuestras funciones.

Estas habilidades que ya tenemos pero que usualmente no están completamente desarrolladas se les llama “soft skills”.  Algunos jemplos son:

  • Liderazgo y gestión de equipos.
  • Creatividad e innovación.
  • Capacidad de colaboración y trabajo en equipo.
  • Resiliencia y proactividad

Si desde la dirección de nuestra empresa tenemos la voluntad de estimular el desarrollo de estas habilidades en nuestros equipos de trabajo, no solo tendremos especialistas por área sino también líderes futuros.

Cambiar cómo nos comunicamos, decir sí al teletrabajo

Para nadie es un secreto que a pesar del confinamiento por el Coronavirus muchos tuvimos que continuar trabajando de manera remota desde nuestras casas.

Lo que a primeras nos resultó chocante porque nunca habíamos tele-trabajado luego se convirtió en una forma de vida, un estilo de afrontar las horas de tedio en la oficina en algo diferente y enriquecedor.

A través de reuniones virtuales, chats empresariales y correos nos fuimos comunicando. Utilizando cada vez más aplicaciones como Zoom o Google Meet, las hicimos crecer en millones de usuarios cuando comenzó el Covid 19.

No nos “veíamos” físicamente ni estaba en las manos de nuestros superiores controlar -como era habitual- nuestros horarios.

A pesar de lo que muchos pensaron, sería una fórmula para el desastre, la productividad mejoró en empresas que supieron manejar flexiblemente la situación.

Las horas ya no fueron tan importantes como sí lo fue aprovechar el tiempo al ritmo de cada cual. Por supuesto, siempre que se cumplieran las tareas y el rendimiento no se viera afectado.

Y a pesar de que ya “volvimos a la normalidad” hemos visto una resistencia a los modelos de trabajo presenciales de toda la vida.

Para muchas empresas esto ha significado un problema y el reto está en saber cómo manejarlo.

Diferentes edades: un mismo equipo de trabajo

Es una realidad.

En las empresas con más frecuencia coexisten trabajadores con diferentes edades, y no nos referimos a dos o tres años de diferencia, sino a segmentos muy marcados de edades.

Como es lógico cada grupo tiene sus características, aspiraciones, detonantes motivacionales y debemos identificarlos.

Es importante entender que quiere cada cual o qué es estadísticamente normal en cada momento de la vida. Así evitamos frustraciones con nuestro personal o erróneas interpretaciones.

Las personas jóvenes, por ejemplo, están más dadas a escalar puestos mientras que los más entrados en años prefieren la estabilidad de años y no quieren cambiar de lugar.

Transformación digital: cómo afrontarla

Ya conocemos las generalidades de la gestión empresarial en el 2022, y cómo nos es útil para aumentar nuestra productividad.  Además de esto, también nos servirá al momento de digitalizar nuestra empresa; un paso natural en la era post-pandemia que marca nuevas formas de vender nuestros servicios o productos y de llegar a nuestros clientes.

Lo primero es aclarar que del término Transformación digital que se ha hablado hasta el cansancio en estos últimos años, casi que hemos abusado de él.

Muchas personas piensan que dar el salto digital es simplemente tener una página web donde vender sus productos o comercializar sus servicios. Y listo ¡ya está!

Pero lo peor no es esto, lo más preocupante es que muchas otras empresas ni tan siquiera ven necesario el cambio hacia lo digital. Después de todo son negocios establecidos desde hace años.

Si les ha ido bien hasta ahora por qué cambiar ¿verdad?

En esta sección hablamos sobre transformación digital y por qué tu empresa la necesita para ser verdaderamente competitiva en pleno 2022.

Proceso de transformación digital

Es importante entender que la transformación digital es un proceso que no solo involucra elementos tecnológicos sino también el cambio de mentalidad de la empresa.

Y es que cada vez que hay un cambio existe resistencia ante lo nuevo. Los humanos somos seres de hábitos, a los cuales no nos gusta salir de nuestra zona de confort, aunque esto signifique mejorar.

Digitalizar tu empresa es prepararla para que sobreviva en el futuro, dotándola de herramientas tecnológicas y de una nueva forma de ver los negocios en el mercado actual.

Algunas de las tecnologías innovadoras que hacen posible que la transformación digital sea una realidad son por ejemplo: el almacenamiento en la nube, los software de gestión empresarial, las plataformas móviles y la inteligencia artificial, entre otras.

Ventajas de la transformación digital

  • Integra a tu empresa y su modelo de negocio con las tecnologías actuales.
  • Posibilita ejecutar procesos, acceder a información, analizar datos y ejecutar acciones desde cualquier lugar o dispositivo.
  • Permite gestionar tu empresa de manera sencilla y automatizada.
  • Brinda una mayor visibilidad de cara a tus clientes.
  • Mediante el machine learning y los datos que nos aporta podemos mejorar nuestra toma de decisiones.
  • Cambia nuestro modo de ver los negocios y nos adapta a nuevas formas de trabajo.

Gestión del cambio y transformación digital

Una vez decididos a dar el paso nos enfrentamos a una barrera que a veces nos pareciera que no podemos pasar. No hablo del acceso a las tecnologías, ni siquiera nos referimos al apartado económico.

Hablamos de  la mentalidad humana y el miedo al cambio.

Esa inercia que nos tira para atrás y nos hace dudar de si es necesario cambiar puede enfermar tanto a nuestros trabajadores como a nosotros -los que estemos al timón de nuestra empresa- por eso debemos poner atención tanto en la base de la pirámide como en la cúspide.

Algunas trabas que usualmente sirven como justificantes, los llamados “inhibidores digitales” son: el uso de las nuevas tecnologías, la desmotivación para aprender (capacitación), la tradicional cultura corporativa o simplemente el reflejo del “NO ROTUNDO” que muchos tienen incorporado en su personalidad ante algo nuevo.

¿Cómo mejorar la gestión del cambio?

  • Se transparente en la comunicación con tus trabajadores, evita los malos entendidos y ni se te ocurra tirar mano de mentiras o verdades a medias para justificar tus decisiones.
  • Implica a toda la empresa en el proceso y si es posible en la toma de decisiones, para que se sientan parte de ello y no meros espectadores a los que se les ha impuesto algo.
  • Conforma un equipo para la gestión del cambio, si puede ser el departamento de recursos humanos mejor.
  • Destaca los beneficios y el por qué es necesario la digitalización, convence pero nunca impongas.
  • Cuenta con personal capacitado para los nuevos roles que van a surgir.
  • Elabora un plan detallado y con pasos, nunca improvises.
  • Monitoriza los resultados para una mejor toma de decisiones basada en información fidedigna.

Define tu Plan de transformación digital

El siguiente paso es elaborar un plan o estrategia: nuestra hoja de ruta al navegar en las aguas de la digitalización.

Antes que nada decirte que conocer a tu empresa y su estado actual es esencial para elegir hacia dónde te diriges y cómo lo vas a  hacer, que es en definitivas tu PLAN.

5 sencillos pasos para elaborar un Plan de Transformación Digital

  1. Establece objetivos: qué es lo que quieres lograr como respuesta a los problemas o necesidades que hayas identificado. Es importante que establezcas objetivos realistas y específicos (KPI) para que después los puedas medir y no te frustres con metas inalcanzables.
  2. Identifica tus clientes: quiénes son, dónde se encuentran y cómo llegar a ellos. También investiga a tu competencia y cómo lo está haciendo. Aquí puedes sacar conclusiones de cuales son tus debilidades o tus fortalezas y las oportunidades que están siendo desaprovechadas.
  3. Establece un presupuesto y conoce tus limitaciones o dicho de otro modo hasta dónde puedes llegar. Este alcance que defines es vital para llevar a buen puerto tu plan. No es nada raro que muchas empresas abandonen la transformación digital a medio camino pues no midieron bien su inversión y los recursos que ello conlleva.
  4. Identifica las tecnologías que utilizarás: ello implica una relación directa con el primer paso que es tener claras tus necesidades. En el mercado actual existen miles de posibilidades, ofertas y programas. La solución depende de los objetivos de cada cual: automatizaciones, ventas, atención a clientes, pedidos, almacén, conectores, etc.

5. Implica a toda tu empresa en cada fase, capacita para los nuevos roles o el uso de la tecnología y conforma finalmente un equipo que esté al mando de todo este proceso.

Sistema de gestión ERP: una solución open source para la digitalización

La transformación digital requiere precisamente de una herramienta potente a nivel tecnológico. Como ya te explicamos antes, cada solución tecnológica dependerá de cada proyecto, de cada empresa, de cada necesidad. Pero si ya decidiste dar el salto, ¿por qué entonces hacerlo a lo grande?

Y es que actualmente no se concibe que una empresa que esté creciendo o que quiera vender más y que no tenga implementado un ERP.

¿Qué es un software ERP?

Un ERP es un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, o lo que es lo mismo: un software potente (como Odoo por ejemplo) que te permite planificar, controlar y medir todos los procesos que decidas implementar, para gestionarlos de manera sencilla y automatizada.

Ventajas de un ERP:

  • La información está disponible en una misma plataforma, disminuyendo así la probabilidad de errores y duplicados por concepto de información redundante.
  • Automatización de distintos procesos dentro de la empresa como ventas, inventario, contabilidad, marketing o recursos humanos entre otros.
  • Mejora de los tiempos de respuesta y reducción de los costes.
  • Posibilidades de personalización: muchos ERP tienen la capacidad de adaptarse con mayor precisión a los procesos de la empresa.
  • La comunicación interna entre los distintos departamentos en la empresa se ve mejorada.
  • Integración con soluciones de Bussiness Inteligence (BI) o Inteligencia de negocios

En conclusión, los ERP tienen numerosas ventajas para las empresas, sin importar su tamaño o naturaleza. El hecho de tener toda la información en una sola plataforma hace que mejore la productividad, la eficiencia y la toma de decisiones; siempre y cuando se logre la adaptación de los procesos clave de la empresa al ERP.

¿Qué ERP elegir?

Hay muchísimos ERP, cada uno con sus particularidades, pros y contras. Cada empresa querrá vender el suyo como el mejor, es lógico. Y debes tener cuidado con eso.

Implementar un ERP no es cosa sencilla porque te juegas tu empresa y lo aconsajeble es explorar todas las opciones para poder decidir cuál ERP es mejor para ti.

Una consultoría inicial de objetivos sería lo ideal en este punto pues te ayuda a definir tus objetivos y el alcance de tu proyecto con las funcionalidades del ERP que elijas. En definitiva te permite conocer si el software que quieres es para ti y si lo es, cómo implementarlo de la mejor manera.

Si quieres saber más sobre el tema de las implementaciones y por qué es esencial escoger bien tanto el software como el partner que te lo va implementar, te invitamos a que leas nuestra Guía para evitar las malas implementaciones.”

Desventajas de los sistemas ERP

El principal inconveniente es el precio o coste de la solución, el cual muchas veces es demasiado alto para poder asumirse por algunas empresas, especialmente las PYMES.

En algunas ocasiones, se habla también de precios o costes ocultos, que son aquellos que se generan a lo largo de la implementación y de los cuales muchos proveedores no hablan en las etapas iniciales.Estos costes ocultos suelen generarse como resultado de malas  implementaciones en las cuales no se definen correctamente las fases o etapas del proyecto y su alcance.

Sin embargo, en los últimos años han aparecido ERP de código abierto / software libre con precios competitivos que han permitido a las PYMES comenzar a implementar su uso pues en este sentido cuentan con una ventaja. Al ser empresas pequeñas o en etapa de gestación pueden adoptar con mayor facilidad los cambios y adaptarse más rápidamente al uso de un ERP.

La transformación digital con un ERP

Como ya sabemos la transformación digital constituye tanto una necesidad como un desafío para las empresas. Estas deben cambiar hacia lo interno, en su cultura y organización frente a la tecnología digital.

Un software ERP hace posible que las empresas puedan enfrentar este reto de una forma eficiente y menos riesgosa.

Las funcionalidades y posibilidades de adaptación presentes en estos programas permiten una transición fluida y menos traumática en comparación con aquellas empresas que utilicen diferentes soluciones para las distintas áreas de la empresa.

Esta falta de interconexiones entre los diferentes departamentos produce pérdida de tiempo en tareas manuales y repetitivas, incompatibilidad entre distintos sistemas o softwares, errores en la transcripción de información, información duplicada, tiempos de respuesta largos y baja productividad.

Por otra parte, aquellos ERP de código abierto ofrecen una mayor ventaja a las empresas. Gracias a la gran comunidad de desarrolladores existen numerosas funcionalidades ya disponibles o incluídas de serie.

También poseen una mejor flexibilidad para adaptarse a los diferentes procesos y particularidades de las empresas en comparación con otras soluciones propietarias o de código cerrado.

A continuación hablaremos de ello.

ERP Open Source: oportunidad para crecer

Como ya hemos dicho existen bastantes ERP disponibles. Cada uno tiene sus peculiaridades y pueden adaptarse mejor o peor a cada tipología de empresa.

Sin embargo hace ya algunos años los ERP de código abierto han gozado de un auge entre empresas tanto grandes como pequeñas.

La principal razón han sido los costes más bajos en comparación con la mayoría de ERP vendidos bajo licencia y denominados software Close Source o de código cerrado.

Pero esta no es la única razón:

Ventajas ERP open source

  • Coste reducido en comparación con otras soluciones.

  • Comunidad activa de desarrollo: esto posibilita que se encuentren en constante evolución, existan pocos errores y cuando aparecen se corrigen rápidamente. Además que en los módulos o funcionalidades ya creadas o de stock en el ERP, las PYMES puedan cubrir la mayor parte de sus necesidades.

  • Posibilidad de transición de otros sistemas a los ERP open source, integrándose estos al propio software. Con los de código cerrado incluso el cambio de partner (implementador) no puede realizarse o se hace en extremo complejo.

  • Independencia para escoger el proveedor: las empresas ganan libertad pues si se abandona un proveedor, se puede seleccionar otro y continuar con la implementación.

  • Alta flexibilidad: permiten a las empresas adaptar mejor sus procesos para lograr así una mayor eficiencia y productividad.

Desventajas de un ERP open source

La principal está relacionada con el soporte por parte del proveedor de ERP en el empleo del software, su desarrollo, y todos los problemas que puedan surgir a lo largo del proceso.

A diferencia de los sistemas de soporte tradicionales de los softwares de código cerrado, con los ERP open source este servicio debe ser proporcionado por los implementadores. Es por ello que es muy importante escoger bien la empresa que te implantará el software.

Los problemas más frecuentes en este sentido son:

  • La ausencia de un sistema de soporte en sí
  • Falta de certificación oficial como partners del ERP a implementar
  • Tiempos de respuesta no definidos ante imprevistos o situaciones complejas
  • Equipo de soporte no capacitado
  • Mala atención ante el reporte de incidencias
  • Imposibilidad de escalar las incidencias por falta de especialización del equipo de desarrollo cuando estas sobrepasan el nivel básico de atención.

Para terminar esperamos que como siempre la información que te hemos brindado te sea de utilidad.

Contar con una buena gestión empresarial, dar el salto a la transformación digital y hacerlo con las herramientas adecuadas para tu negocio serán las claves con las cuales destaques en un mundo cambiante que solo premia al que se sabe adaptarse mejor.