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Odoo Gestión Documental: almacena, controla y comparte documentos eficientemente.

Publicado por Mailon Luis Valdés

el 25/09/2021

Imagina que puedas ordenar toda la documentación que genera tu empresa en tiempo real de manera automática; de eso precisamente se trata. No más papeles físicos ni digitales fuera de lugar, o guardados con varias entradas o en carpetas diferentes.

La gestión documental es la columna vertebral de una empresa. Cada acción, movimiento, contrato, pagos o entrevista genera una constancia a través de un documento. Estos documentos cada vez son más, de todos los departamentos y formatos. Algunos necesitan ser enviados, otros firmados, otros archivados y no paran de crecer.

El almacenamiento y organización de estos documentos, implementado en un sistema de gestión documental es lo más eficiente a la hora de usar la información; permite reducir costo, tiempo y aumentar la productividad.

Odoo ERP cuenta con el módulo Odoo Documentos para dar solución a estas necesidades. Las empresas que lo implementan logran un control y automatización de su documentación a la vez que ayudan al medio ambiente, al hacerse “paperless” o sin papeles,  ayudando así a reducir la tala de árboles, residuos y la quema de combustibles fósiles.

 

Estas son algunas de las ventajas y características del Módulo de Gestión Documental de Odoo:
  • Flujo de trabajo: proceso de aprobación, control y validación de documentos totalmente integrado.
  • Firma de documentos desde el mismo módulo de manera electrónica, sin necesidad de imprimir, firmar y escanear.
  • Portal para correo electrónico que crea las facturas automáticamente a partir de un documento escaneado.
  • Sistema potente de permisos, jerarquías y acceso.
  • Soporte para diversos formatos como Pdf, Excel, Word, Video, Imagenes, enlaces, entre otros.
  • Crea facturas a partir de documentos con asistencia de Inteligencia Artificial.
  • Motor de búsqueda avanzado y eficiente.
  • Integración nativa con el resto de las apps de Odoo.

Beneficios de la gestión documental para tu empresa

La gestión documental es precisamente el conjunto de herramientas empleadas para la gestión y centralización de toda actividad y memoria de una empresa desde un solo lugar; los acuerdos que establece, estrategias, políticas, compromisos… Administra e integra la circulación de todos los estos “papeles”.

Un sistema de gestión documental centraliza toda la información de la empresa, agilizando su funcionamiento. De manera automática y eficiente se lograr recuperar los documentos, enviarlos directamente, guardar todos los cambios, firmas, anexos etc.

  • Mayor eficacia. Puedes alojar toda la documentación en el mismo repositorio en diferentes formatos lo que evita la pérdida de documentos y tiempo.
  • Reducción de costos y aumento de la productividad, gracias a la automatización de las tareas manuales.
  • El acceso a la información se logra de forma más estructurada según la categorización por archivos en función de las necesidades de la empresa. El orden y la jerarquía de la documentación es el centro de la gestión.
  • Seguridad informática, porque solo podrán obtener los documentos las personas autorizadas, y es menor el riesgo de pérdida del archivo.
  • La indexación, vital para el manejo de la información, facilita el trabajo a gran escala con los sistemas de búsqueda, aplicado a la consulta y solicitud en tiempo real de la toda la información necesaria, es otro de los aspectos que solo te ahorra tiempo y te hace más eficiente.

La administración inteligente, lleva a altos estándares de eficacia entre ellos está la optimización de los equipos y su capacidad. La gestión de documentos posibilita gestionar también, el espacio de almacenamiento, programando la eliminación de archivos que han perdido vigencia para evitar la acumulación de documentos que a la larga terminen siendo obsoletos.

Por otro lado, la preservación a través del tiempo es otra posibilidad. Una vez digitalizado el documento, pueden sobrellevar el paso del tiempo, pero esto no es exclusivo de los documentos digitales, también se lleva a cabo con los archivos físicos, ya que su correcto manejo y uso ayudan a que su conservación sea óptima.

Sin el uso de esta herramienta no se puede lograr la agilidad en la búsqueda de información y funciones de archivo. El aprender a administrar los documentos, a ubicarlos y preservarlos maximiza la viabilidad económica de la empresa.

 

Módulo Odoo Documentos: Características generales

Odoo, entre sus aplicaciones, cuenta con una especializada en la gestión documental. El módulo de Documentos de Odoo permite compartir, enviar, categorizar y archivar documentos escaneados fácilmente. También puedes generar documentos comerciales como facturas de proveedores, tareas y hojas de producto para la fabricación entre otras acciones.

Odoo Documentos facilita todo el movimiento de la empresa. El flujo de trabajo lo hace más dinámico, mediante un proceso de aprobación, control y validación totalmente integrado, con reglas de acción dirigidas a la persona adecuada en el momento preciso.

A propósito de integración, los documentos que se encuentran en este módulo se integran con otras aplicaciones de Odoo.

Realiza un seguimiento de las versiones de planes y hojas de trabajo con PLM, crea tus facturas de proveedor en un solo clic con la ayuda de nuestra IA en Contabilidad o crea tareas a partir de documentos específicos, entre otros.

Puedes firmar los documentos desde el mismo módulo de manera electrónica, sin necesidad de imprimir, firmar y escanear.

Cuenta con un portal para correo electrónico que crea las facturas automáticamente a partir de un documento escaneado o directamente desde el correo electrónico de tu proveedor

Trabaja con un alto volumen de documentación al mismo tiempo, cambiando carpetas, etiquetando, solicitando aprobaciones entre otras acciones que agilizan muchísimo el trabajo.

Vemos a continuación estas y otras características cómo se desenvuelven desde la aplicación propiamente.

Repaso por Odoo Documentos: vistas, opciones y pantallas

Odoo Documentos se divide en cuatro categorías fundamentales; Folders (carpetas), Tags (etiquetas), Actions (acciones) y Share and Request (Compartir y Pedir)

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Estas son las carpetas y subcarpetas, las que cada usuario puede ver según sus permisos
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Etiquetas o tags
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Vista de los distintos documentos, como hojas de cálculo, PDF o videos
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Opciones relativas al documento seleccionado.
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CARPETAS

Las carpetas organizan los procesos en los que tu empresa se encuentra trabajando. Este orden se establece a partir de una categorización y jerarquía que determinen. Cada carpeta tiene la opción de poner el acceso solo a las personas autorizadas a consultar estos documentos.  

Los documentos que aquí se alojen pueden tener diversos formatos, lo mismo Pdf, Excel, Word, Video, Imagen, hasta un link puede ser alojado en este servidor. Y en cada caso existe la posibilidad de determinarle una fecha de vencimiento tras la cual se elimina automáticamente el archivo.

En el caso del pdf por poner un ejemplo, Odoo Documentos tiene un botón para dividir las páginas, lo cual es muy útil en caso que solo necesite enviar o consultar una parte del pdf.

ETIQUETAS

Una segunda “jerarquía” son los tags o etiquetas los cuales están linkeados con carpetas. Cada carpeta puede tener sus propias etiquetas, estableciendo mayor exactitud en el orden.

I
ACCIONES

Las acciones son el tercer paso en esta dinámica, y tiene múltiples opciones. Puedes crear todas las que necesites como, por ejemplo: Crear una factura, Crear una tarea, Solicitar una firma…  Estas acciones se asocian a un tag o dueño y se pueden combinar entre sí.

Por último, tenemos la opción de compartir o pedir documentos. A partir de un link que se genera se puede compartir un archivo, así como descargarlos o subirlos uno solo o varios al mismo tiempo.

Por su parte, cada documento genera un menú con opciones de descarga, compartir, intercambiar por otro documento actualizado, bloquear (en este caso, solo el administrador puede trabajar con este documento), elegir la carpeta, agregarle etiquetas…

Llama la atención el sistema de búsqueda en el módulo que es muy completo, con poner una palabra en el buscador general, aloja los resultados a partir de cada documento, sin necesidad de acceder a cada carpeta.

Transforma la gestión documental de tu empresa

Después de leer este post, ya debe quedarte claro la importancia de la gestión documental en tu empresa. En la medida que vas creciendo, se hace difícil de controlar si no cuentas con las herramientas adecuadas.

Odoo pone a tu disposición el módulo Odoo Documentos, que cuenta con algunas  funciones avanzadas de inteligencia artificial, categorización, etiquetado , firma electrónica y diversas opciones que harán de esto una tarea mucho más fácil.

Pero sin lugar a dudas, la integración con el resto de los módulos de Odoo, como fabricación, ventas, CRM, facturación, entre otros, hace que sea una opción a considerar.

Si ya tienes Odoo, este es un módulo que definitivamente necesitas. Y cuanto antes comiences mejor. 

Si aún estás considerandolo, habla con nosotros y te ayudamos a entender si Odoo es o no para tí, en una llamada de 15 minutos.

 

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