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Partner de Odoo en 2023: cómo elegir el adecuado

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Publicado por Mailon Luis Valdés

el 23/11/2022

El largo proceso de elegir un ERP o cambiar de sistema, usualmente termina en la selección de una empresa para su implementación.

En el caso de Odoo, se puede escoger entre implementar con el propio editor del software o un partner oficial. Algunas empresas – a pesar de los riesgos – pueden elegir hacerlo con terceros, que no cuentan con una certificación de Odoo.

¿Qué consideraciones deben tenerse en cuenta a la hora de elegir un partner? ¿Por qué es importante este proceso?  Te adelantamos que es más sencillo de lo que esperas, sobre todo en 2022 con la llegada de Odoo 16.

Con el lanzamiento de Odoo 16, el panorama ha cambiado drásticamente. Lo que antes traía algunas dudas -especialmente un sistema de precios complejo y difícil de entender – ahora llega como una tentación difícil de resistir: todas las apps por un precio.

Esto quiere decir que todas las funcionalidades de Odoo están inmediatamente disponibles para todos los usuarios del sistema, incluyendo algunas potentes como contabilidad, fabricación e inventario. Pero otras que ningún ERP tiene, como web, ecommerce y marketing, se suman a la fiesta.

Ahora que todo el mundo tiene la atención puesta sobre Odoo, las próximas preguntas son  ¿Cómo me cambio? ¿Cómo lo implemento? 

Antes de lanzarse con una implementación de Odoo, es importante que entiendas el contexto y a lo que te enfrentas. Es posible que aún tu negocio no esté listo para asumir este gasto o que bien no comprendas bien el proceso. Spoilert alert: No te centres sólo en la pasta.

 

Consideraciones previas antes iniciar el proceso de elegir un partner de Odoo:

Los siguientes puntos aclaran el panorama en relación a Odoo ERP y algunas creencias que existen en relación a este.

1 -No importa lo que te hayan contado, Odoo Community no te sale gratis.

Puede parecer tentadora la existencia de una versión de Odoo libre de costes. Aunque la versión Community puede descargarse gratis desde la web de Odoo, necesitas pagar por el hosting o el servidor donde estará alojado el ERP, así como un equipo informático o un partner que se encargue de los ajustes y la implementación en sí.

Acaso has considerado que el coste de Odoo Enterprise podría ser el mismo que estás pagando por tu hosting con Odoo Community? Piénsatelo.

2 – Odoo no es para todo el mundo.

Aunque se trata de un ERP muy potente, no todas las empresas están listas para asumir esta inversión. Si tu negocio recién está comenzando y tienes un presupuesto muy ajustado, quizás debas esperar un poco o bien probar una app con el plan gratuito para cubrir alguna funcionalidad básica.

Si quieres Odoo, vas a necesitar una implementación apropiada y esto no es gratis.

Aunque Odoo tiene apps muy bien diseñadas, el “implementelo usted mismo” suele terminar de manera desastrosa, por falta de formación o información dispersa, importaciones de datos catastróficas y uso inadecuado del sistema que termina ensuciando las bases de datos.

3 – Piensa a largo plazo.

Ahora que vas a elegir un partner porque ya tienes claro que te gusta Odoo, no te centres solamente en el presupuesto.

Qué es más importante para tí, ¿Aumentar tus ventas y crecer con este ERP o implementarlo cuanto antes y ver qué pasa? Te estás jugando la empresa.

Es necesario que tengas en cuenta diversos factores que van encaminados a que se logre una implementación de éxito y que además obtengas un sistema adaptable y funcional, que te libere para crecer.

Hay que mirar más allá del inicio del proceso, y buscar garantías de estabilidad y crecimiento.

 

3 – La implementación es tuya y del partner.

Si crees que implementar Odoo es 100% responsabilidad de la empresa implementadora estás en un error. 

Como cliente, tendrás que participar activamente en varios procesos, testear el sistema y aprender a usarlo, facilitar información importante en relación a los datos y mucho más.

Este no será un proceso en el que das la pasta, esperas unos meses y luego vienes a recoger el software ya funcionando, y mucho menos cuando otras personas en tu empresa lo van a usar. 

Prepárate para meterte de a lleno en el proceso. !Es tu empresa!

 

Los 4 pasos para elegir un partner de Odoo

Estos son los pasos que te recomendamos seguir para elegir un partner de Odoo:

1 – Elegir un partner con experiencia en tu sector.

2 – Analizar la metodología de implementación del partner.

3 – Preguntar por las opciones de soporte disponible.

4- Revisar los temas de pasta, legales, garantías en el proceso y posibilidad de cambio de partner si algo sale mal.

Elegir un partner con experiencia en tu sector

Se dice que hablando se entiende la gente. Lo mismo sucede con un posible cliente y un partner que conoce de lo que el cliente le está contando. 

El ERP hay que adaptarlo a tu empresa, con los procesos, integraciones, flujos y demás características, y además preveer su crecimiento. En muchas ocasiones habrá que añadir alguna funcionalidad a Odoo para adaptarlo mejor al contexto.

Si tu partner no entiende tu sector y las dinámicas y casúisticas que pueden tener lugar, difícilmente podrá desarrollar soluciones adecuadas para tí.

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¿Por qué es importante?

Cada sector tiene sus características y el partner debe ser capaz de desarrollar soluciones apropiadas y estar preparado para las casuísticas que se puedan presentar.

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¿Cómo resolverlo?
  • Investiga en los casos de éxito desarrollados por el partner. Busca en sus casos de éxito empresas de tu mismo sector e intenta visitar sus webs.
  • Investiga en la web del partner sobre los sectores que domina y las soluciones que propone.
  • Durante la toma de contacto inicial, haz preguntas específicas sobre tu sector para evaluar cuánto lo domina.
  • Busca referencias de terceros en relación al partner.

Conoce la metodología de implementación de Odoo del partner.

Implementar un ERP no es algo sencillo.  La forma en que se realiza dicha implementación debe seguir unos pasos concretos enfocados en distintos hitos que se deben ir cumpliendo a lo largo del proceso, no sólo por la empresa implementadora sino por el cliente.

La primera pregunta a hacer es ¿Qué metodología sigues como partner para implementar Odoo?

De hecho, tal es así, que el propio Odoo tiene unas recomendaciones bastante claras en cuanto a los pasos a seguir y los responsables en cada etapa.

Como posible cliente, es importante que quedes convencido de que la empresa lo tiene bajo control pero sobre todo debes tener claridad sobre cómo transcurre el proceso y los tiempos esperados, responsabilidades de cada una de las partes y el equipo implicado.

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¿Por qué es importante?

Implementar Odoo ERP lleva unos pasos concretos, ya probado en miles de proyectos por Odoo. Algunos de estos pasos son muy importantes.

Una metodología errónea o la total ausencia de esta conduce a una implementación con problemas y al fracaso del proyecto.

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¿Cómo resolverlo?
  • Infórmate sobre la metodología de implementación de Odoo ERP.
  • Durante la toma de contacto inicial, haz preguntas sobre cómo será la ejecución del proyecto.
  • La empresa implementadora debe tener en cuenta varios factores. Si detectas una toma de contacto demasiado simple o una propuesta sin apenas datos, ten cuidado.
  • Haz preguntas concretas sobre tiempos, el equipo implicado, tus deberes y los de la empresa implementadora.
  • Pregunta sobre la formación: la metodología Odoo oficial contempla la formación en los módulos y funcionalidades del mínimo producto viable. 
  • Si vienes de una mala implementación, ten en cuenta los fallos anteriores para evitar que sucedan de nuevo.
  • Todos las empresas llevan contabilidad y por tanto todas las implementaciones de Odoo. Asegúrate de que la empresa implementadora tiene desarrollada la localización española -o de tu país- así como que cuenta con especialistas en el tema.

Pregunta por las opciones de soporte.

Odoo es un ERP de código abierto. Esto quiere decir que un partner puede hacer modificaciones al código y no necesariamente Odoo Bélgica tiene que dar soporte o solucionar los problemas que ocurren. En todo caso, es la empresa implementadora.

Los ERP propietarios o de código cerrado suelen tener equipos dedicados de soporte grandes, amplia documentación y una estructura en la que se le puede alcanzar por varios canales para pedir asistencia. En el caso de Odoo, si implementas con un partner o un tercero, es quien debe proveerte soporte.

Pero el soporte abarca un ámbito más amplio que la implementación misma. Cuando concluye la implementación del Mínimo Producto Viable (MPV) la empresa puede necesitar nuevos desarrollos o funcionalidades.

Con la llegada de Odoo 16 y la posibilidad de usar todos los módulos de Odoo por un coste fijo, las solicitudes de soporte y asistencia para módulos que normalmente se prescindía de ellos por un tema de coste se van a disparar.

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¿Por qué es importante?

El soporte para Odoo ERP es fundamental. Su naturaleza Open Source y la cantidad de apps y funcionalidades disponibles hace necesario el acompañamiento de la empresa implementadora con el cliente, especialmente si se introdujeron desarrollos o cambios en el código.

La ausencia de soporte o un soporte deficiente puede resultar en sistemas mal aprovechados o incluso completamente inoperativos.

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¿Cómo resolverlo?
  • Pregunta a la empresa implementadora si tiene planes de soporte y qué incluyen.
  • Averigua si la empresa tiene contemplado el soporte como parte de la implementación.
  •  ¿Cómo maneja la empresa el soporte para los módulos y desarrollos no estándar que introduce en Odoo? Si la empresa no es capaz de ofrecer soporte sobre sus propias soluciones, busca otro partner.
  • Busca obtener un acuerdo contractual con el partner en forma de SLA, que garantice el cumplimiento de los términos pactados.

Presupuestos, garantías y resolución de conflictos.

Odoo es más accesible y económico que otros ERP y ofrece mucho más por un único pago mensual por usuario. La implementación de Odoo la pagas una vez, mientras que los usuarios de Odoo Enterprise continuarán pagando a Odoo ERP luego por el uso del sistema.

La elección del partner de Odoo en cuanto a los precios de sus servicios y/o productos es un asunto que hay que abordar con precaución y tiene múltiples aristas. Algunos partners tienen servicios de suscripción, otros cobran por horas y otros por la terminación del proyecto.

Aquí no se trata de qué es más barato o más caro, sino las garantías de éxito que ofrece cada uno. Recuerda que una mala implementación puede cargarse tu empresa.

Como cliente, tienes el derecho de conocer los tiempos, costes asociados en cada etapa y el por qué de cada una. Por eso en Octupus todos nuestros proyectos comienzan con una consultoría de objetivos, en donde se determina con precisión el coste y obtienes un cronograma de proyecto.

Ten cuidado con las empresas que afirman enviarte un presupuesto exacto para tu proyecto después de 10 min de llamada, sin una toma de datos adecuada. 

Debe ser una prioridad para ti evitar los costes ocultos y tener claridad de por qué se te está cobrando. Presupuestos flotantes que se construyen sobre la marcha por falta de una visión del proyecto desde un inicio suelen ser la causa fundamental de que caigas en una espiral de pagos que no terminan (y el proyecto tampoco).

Normalmente las empresas suelen pedir presupuestos a varios partners y luego revisarlos detenidamente, en un periódo que en nuestra experiencia oscila entre 45 -60 días. Muchas veces el factor cercanía tendrá peso en esa elección, pues los tomadores de decisiones quieren conocer a los implementadores en persona.

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¿Por qué es importante?

Entender cómo será el proceso de pago y las opciones de garantía y resolución de problemas es un punto fundamental a la hora de escoger un implementador de Odoo.

En algunos casos las implementaciones quedan cautivas de los implementadores por no poder cambiarse de partner si algo sale mal o bien porque el partner no es capaz de ofrecer soluciones acordes a las expectativas del cliente y su sector.

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¿Cómo resolverlo?
  • Pide presupuesto a distintas empresas. Busca presupuestos bien explicados y justificados en función del alcance del proyecto.
  • Ten en cuenta que es muy dificil que una empresa identifique el alcance del proyecto sin una toma de datos correcta o una consultoría. Si la empresa te envía un presupuesto que afirma que es preciso sin apenas conocerte, evítala.
  • Pregunta acerca de las opciones de pago disponibles y cómo es el proceso. No aceptes presupuestos “flotantes” que se construyen sobre la marcha. El presupuesto debe quedar claro antes de comenzar a implementar.
  •  Intenta obtener un timeline preciso de cada acción que realizará el implementador y la justificación de los costes asociados en cada etapa, para evitar los costes ocultos.
  • Conversa con la empresa implementadora acerca de la resolución de conflictos y sobre la posibilidad de cambiar de partner en un futuro o si bien no quedas satisfecho con la implementación.
  • Averigua cómo sería el proceso de cambio de partner y si la empresa ofrece algún tipo de ayuda en esta transición.
  • Pregunta si la empresa implementadora ofrece algún tipo de garantía y cómo la ofrece. 
  • Busca conocer si la empresa implementadora cuenta con algún mecanismo de control de calidad especialmente del código / software. Una empresa con una gestión de este tipo es menos propensa a realizar desarrollos con baja calidad de código que luego impactan en el funcionamiento de tu Odoo.

Un proyecto de éxito comienza con la elección del partner adecuado.

Ahora que hemos abordado los aspectos fundamentales a tener en cuenta a la hora de elegir un partner, te toca decidir cómo enfocar este tema junto con el resto de tu equipo directivo.

Es posible que tu empresa tenga requerimientos adicionales o preguntas que no aparecen en esta lista. En cualquier caso, esta es una relación de confianza entre tu empresa y la empresa implementadora que comienza precisamente por esa toma de contacto.

Es muy importante que las interrogantes sean respondidas sobre todo aquellas que van dirigidas a conocer esos criterios que generan confianza y garantizan el éxito del proyecto.

Al final del día, el presupuesto seguirá teniendo un peso fundamental a la hora de decidir. Sin embargo, habrá que considerar también otros aspectos como los que te hemos propuesto. No hacer caso de las señales iniciales y mirar sólo los números puede traer consigo el fracaso del proyecto.

Entonces será más cierto que nunca aquella frase que dice “lo barato sale caro“.

Y ya será tarde.

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