Resistencia al cambio de ERP en pymes: ¿Cómo enfrentarlo?

Publicado por Octupus

el 19/09/2019

Puede que siguiendo la dirección de la transformación digital tu pyme necesite en algún momento un cambio de ERP por otro que se ajuste más a sus características y necesidades. Siendo la tarea de escoger el nuevo software una de las decisiones más importantes que deberás tomar respecto al funcionamiento de tu negocio.

El punto de partida de este proceso es elegir el software ERP adecuado que pueda sustituir al que actualmente se está utilizando en tu pyme.

Además uno de los principales retos que debes enfrentar es contratacar los miedos e inseguridades que generan cierta resistencia al cambio entre los integrantes de tu pyme.

Es por eso que debes centrarte en diseñar estrategias para enfrentar todo tipo de situación que obstruya el proceso de cambio de ERP.

Esta es la razón por la que hemos hecho este artículo: para ayudarte a identificar los motivos por los cuales se ofrece resistencia al cambio de ERP, además ofrecerte algunas sugerencias para que puedas llevar a cabo de la mejor manera este proceso.

Continúa con nosotros y disfruta de la lectura. ¡Comenzamos!.

En muchas ocasiones el nuevo software ERP puede ser visto por los integrantes de tu pyme como un cambio brusco en la forma en que desarrollan su trabajo y por lo tanto pueden generar cierta resistencia o rechazo a trabajar con él.

Esto puede traer consigo falta de armonía y coordinación en su trabajo y por consecuencia un mal funcionamiento de tu negocio.

Este comportamiento como cualquier otro es provocado por algún motivo. Es por eso que a continuación te mencionamos algunos de los que consideramos más comunes para que sepas identificarlos:

  • Temor a la tecnología: para una persona que desarrolla su trabajo de la misma manera hace muchos años cambiar esta forma de trabajar puede resultar un poco traumático. Es por eso que debes intentar que el nuevo software tenga una interfaz intuitiva y que permita a sus usuarios desarrollar su trabajo de manera sencilla y sin complicaciones.

  • Situaciones internas dentro de tu pyme: en algunas ocasiones tienen lugar varias disputas o discusiones debido a diferencias en la interpretación de determinada idea. Esta situación puede afectar directamente en la implementación del nuevo software. Es por eso que debes buscar establecer en tu pyme un ambiente de colaboración y comunicación entre sus integrantes.
  • Miedo a perder el puesto de trabajo debido al nuevo software ERP: es una de las causas mas comunes que provocan rechazo en los integrantes de tu pyme al cambio del nuevo software. Debes buscar la manera de hacer entender a tus trabajadores que con el cambio de ERP no se eliminará ningún puesto de trabajo. Sólo se eliminarán todos los procesos que son innecesarios y se intentará elevar los niveles de eficiencia y productividad de tu pyme.
  • Transición de los datos de un software a otro: La selección y posterior migración de la información que se almacenará en el nuevo software ERP es un proceso que puede resultar tedioso y generar cierta carga de trabajo. Esto puede provocar rechazo en los trabajadores que estén implicados en este proceso por lo que debes intentar que se desarrolle de la forma más armónica posible.

Una buena gestión: clave para el proceso del cambio de software

La gestión en el cambio de software ERP no es más que aquellas acciones que puedes realizar para erradicar los efectos negativos provocados por la utilización de un nuevo software en tu pyme. Otro de sus objetivos es acelerar el proceso de obtención de beneficios por la utilización del mismo acortando el periodo de retorno de la inversión.

Debes tener claro que a la hora de aplicar un cambio de ERP en tu pyme no estarás solamente cambiando un software informático sino toda la columna vertebral de tu negocio. Por lo que deberás planificar detalladamente cada uno de tus pasos en este proceso para evitar que tu negocio caiga en un vacío del cual no pueda salir.

Debes rediseñar todos los flujos de trabajo y eliminar todos los procesos que no sean necesarios y optimizar los que puedan ser mejorados.

Inseguridad y duda al cambio de ERP: Preguntas frecuentes

Un cambio de ERP en tu pyme generará muchas dudas e inseguridades y mucho más cuando influye directamente en la forma en que se va a desarrollar todos los procesos dentro de la misma.

A continuación te mencionaremos algunas de las dudas que pueden generase a la hora de aplicar un cambio de software ERP en tu pyme:

¿Qué proveedor es el indicado para mi software ERP?

Elegir el nuevo proveedor del software ERP que utilizará tu pyme es un paso importante. Este proveedor debe ser capaz de ajustarse fácilmente a toda la dinámica de tu negocio lo cual permitirá sacar el máximo índice de rentabilidad a tu nuevo ERP.

Es vital que desde el primer momento exista buena conexión entre tu negocio y el nuevo proveedor pues van a tener que colaborar juntos en un largo proceso hasta lograr finalmente acoplar el nuevo software.

Además es muy importante que este proveedor ofrezca un buen soporte para el mantenimiento del software ERP.

Esta es una decisión muy importante para tu pyme por lo que debes asegurarte que tienes a tu disposición todos los elementos que sustenten la mejor decisión posible.

¿Llevará mucho tiempo preparar a mis empleados?

Preparar a tus empleados para el uso de un nuevo software ERP es un proceso que requiere de tiempo y no es nada sencillo desarrollar.

Trata de formar varios equipos de trabajo para integrar el nuevo software e implicar a todos los integrantes de tu negocio.

Es importante que les transmitas en todo momento los beneficios que traerá consigo el uso del nuevo ERP para crear una mayor disposición a su utilización.

¿Puede adaptarse fácilmente el nuevo ERP a mi pyme?

Cada pyme tiene características diferentes, por lo que el nuevo software ERP que elijas debe adaptarse a tu negocio y no tu negocio al software. Si cumple con esta condición el ERP elegido podrá integrarse fácilmente a las condiciones de tu pyme.

Es por eso que te sugerimos que antes que todo realices un análisis de todas las fortalezas y debilidades de tu negocio para que puedas determinar que ERP es el más indicado para desarrollar todos sus procesos.

¿Cuánto tiempo podré utilizar el nuevo software antes de ser obsoleto?

Todo está en dependencia de la calidad del nuevo software elegido. El proveedor que elijas debe ofrecer un ERP que aunque vaya modificándose no salga del mercado en poco tiempo ni sufra cambios drásticos en su funcionamiento.

¿Implantar un nuevo ERP en mi negocio resultaría costoso?

En un principio el cambio de ERP en tu pyme puede llevar consigo una gran inversión. Pero el tamaño de esta inversión va a depender directamente de lo bien que sepas planificar como se va a llevar a cabo este proceso.

Mientras mejor se desarrolle el cambio de ERP evitarás incurrir en costes adicionales innecesarios y por lo tanto beneficiaras la economía de tu pyme.

¿Cuánto costaría realizar el mantenimiento del nuevo software ?

El mantenimiento del software ERP va a estar estrechamente relacionado con su proveedor. Este deberá ofrecerte acceso a todas las actualizaciones que vayan realizando al software.

Además sería muy provechoso para tu pyme que dentro de los acuerdos del contrato estén incluidos un número de horas para la formación o consultas respecto a algunas dudas que puedan aparecer respecto al funcionamiento del nuevo ERP.

¿Con el nuevo ERP perderé la información almacenada en el antiguo software?

Parte de la información almacenada en el software anterior servirá como punto de partida en el nuevo ERP y se podrá acceder a ella en modo de consulta. Además un buen software ERP te ofrecerá la oportunidad de transferir toda la información importante para tu pyme de un software a otro.

A continuación a modo de resumen te ofrecemos un video con las distintas características de Odoo, una de las alternativas disponibles en el mercado que consideramos puede ofrecerle grandes beneficios a tu pyme.

Sugerencias para evitar el miedo al cambio de ERP

Debes buscar todas las alternativas posibles para contrarrestar todo tipo de rechazo o incertidumbre al proceso de cambio de software ERP. Es por eso que a continuación te sugerimos algunas acciones que puedes realizar para apoyarte en esta tarea:

  • Planifica una fecha para el comienzo de la utilización del nuevo software: ofrecerás formalidad al proceso de cambio y fomentarás los canales de comunicación con los integrantes de tu pyme. Debes informar todos los beneficios que traerá consigo la utilización del nuevo software.
  • Ofrece capacitación para cada uno de los integrantes de tu pyme: debes asegurarte de que se ofrezca una capacitación adecuada y lograrás mayor seguridad a la hora de manipular el nuevo software ERP.
  • Crea un ambiente de colaboración dentro de tu pyme: haz parte del cambio de ERP a todos los integrantes de tu negocio y lograrás que se sientan parte del proceso.
  • Crea juntas para el monitoreo y seguimiento del proceso de cambio: Lograrás un mayor nivel de compenetración y familiarización con el nuevo software.
  • Nombra a un responsable del proyecto de cambio de ERP: debes escoger a una persona que sea capaz de motivar a los demás integrantes de tu negocio a participar en el proceso. Esta es una de las recomendaciones de la metodología Quick Start de Odoo.

Una vez aplicadas estas sugerencias lograrás un mayor nivel de confianza de todos los integrantes de tu pyme con el nuevo software ERP y comenzarás a notar sus beneficios en un menor período de tiempo.

Una vez que tienes todos los elementos para enfrentar la resistencia, el miedo y la inseguridad al cambio de ERP es tiempo de elegir el software adecuado para ayudarte en este propósito. Si todavía no tienes decidido cuál será esta herramienta te sugerimos que conozcas Odoo, un software ERP capaz de ayudarte en tu propósito de la mejor manera.

¿Es de tu interés conocer este software? Contacta con nosotros y te ayudaremos a ponerte al corriente de cómo funciona y todo lo bueno que puede ofrecerle a tu pyme.

No te conviertas en una víctima más del miedo al cambio de ERP

El cambio de ERP puede resultar muy provechoso para el desarrollo tecnológico de tu pyme. Pero sin importar las cualidades del nuevo software y de lo mucho que pueda aportar a tu negocio siempre va a existir cierta resistencia a su uso.

El temor a las nuevas tecnologías, el miedo a perder su puesto de trabajo o la inseguridad causada por lo desconocido son algunos de los motivos que pueden generar este comportamiento.

La solución idónea para contrarrestar este rechazo es implementar una metodología que progresivamente garantice que exista cooperación entre todos los integrantes de tu pyme en todo el proceso de cambio.

Además tambien mostrarás a todos los integrantes de tu negocio todos los beneficios que se obtendrán con el uso del nuevo software ERP y se despejarán todas las inquietudes que puedan surgir.

Mientras sea para bien !Bienvenido sea el cambio!

No seas una presa mas del miedo al cambio de ERP y recibe con los brazos abiertos una solución que aportará muchos beneficios a tu pyme.

!Esperamos encontrarnos contigo nuevamente muy pronto!

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