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Tienda Prestashop conectada a Odoo ERP: esto es lo que debes saber.

Publicado por Mailon Luis Valdés

el 05/12/2019

Las tiendas online hechas con Prestashop representan una parte importante de los eCommerce  en España. Es una de las plataformas de Ecommerce más utilizada en nuestro país. Tanto vendedores como clientes disfrutan de sus ventajas.

Sin embargo, no todas las pymes han tenido un recorrido libre de obstáculos con Prestashop. En algunos casos se vuelven complejas algunas funcionalidades verticales como la gestión de almacén,  las devoluciones o la facturación.

Todos los CMS surgen para gestionar tu tienda online (front-end + back-end) y aunque han ido incorporando funcionalidades, no están pensados para funcionar como un ERP (Enterprise Resource Planning), que es el Software que gestiona tu pyme desde todos los ámbitos, como pueden ser Facturación, Contabilidad, CRM, Recursos Humanos, Inventario, Transporte entre otros.

Las debilidades de Prestashop quedan al descubierto en estas situaciones en las que la contabilidad termina exportándose desde Prestashop a un Excel y luego hacia a otro sistema contable. Esto conlleva a la posible pérdida de datos y otros errores que afectan negativamente el desempeño de la pyme.

También la logística del Ecommerce se puede ver afectada cuando existen varios almacenes o productos serializados que llevan un tratamiento especial.

Muchos dueños de pymes conocen Odoo y sus ventajas pero después de muchas horas dedicadas a crear la tienda Prestashop no es fácil tomar la decisión. Dudas comunes como la migración de datos, el establecimiento de la conexión entre ambos sistemas y la relación coste-beneficio pueden aparecer.

¿Por qué conectar tu tienda Prestashop con Odoo? ¿Puedes disfrutar de lo mejor de ambos sistemas (CMS + ERP)?

En este artículo te contamos por qué debes considerar esta solución y cuándo tomarla.

Principales Ventajas de una integración de Prestashop con Odoo ERP:

  • La conexión entre ambos sistemas se realiza a través de Odoo Prestashop Connector y es rápida y fácil de implementar.
  • Gestiona varias tiendas Prestashop desde una única interfaz
  • Sincronización bidireccional de clientes, pedidos, productos y categorías, entre otros
  • Gestión integral de facturación, contabilidad, gestión comercial, inventario.
  • Control del SEO: posibilidad de gestionar el SEO ya sea de forma manual o automática al incorporar nuevos productos en el programa de facturación.

Comencemos por lo básico, ¿En qué momento Prestashop ya no es suficiente?

La plataforma ecommerce Prestashop es una gran herramienta para tu tienda online, se puede adaptar fácilmente a las condiciones de tu pyme y tiene un alto nivel de personalización.

Aunque este CMS cuenta con varias funciones para la gestión interna de la pyme, existen limitaciones en este sentido. Podemos decir que en la mayoría de los casos Prestashop sólo cubre lo básico.

Si la estructura de tu pyme es la de una pequeña tienda online es muy probable que para la gestión interna con lo ofrecido por Prestashop sea suficiente.

Pero si tu pyme comienza a crecer o tiene aspiraciones de ello, necesitas una gestión interna  más avanzada que aquella que proporciona Prestashop.

El volumen de los datos de todo tipo irá en aumento y con ello la probabilidad de introducir errores en su manejo. La pérdida de estos datos y los errores humanos serán unos de los primeros factores que incidan negativamente en tu empresa.

En este punto puedes introducir nuevas funcionalidades en Prestashop vía plugins o desarrollos, o puedes buscar una integración con otras soluciones más potentes.

Cambiar completamente de CMS debería ser una de las últimas soluciones a considerar sobre todo si ya tu tienda está bien establecida y cuenta con actividad diaria.

De sólo pensarlo, muchos pueden caer en pánico, especialmente cuando ya existen muchas horas empleadas en crear los productos, categorías, transportistas, reglas de precios  y otras informaciones que son parte de tu tienda y que han costado esfuerzo y pasta.

En la próxima sección podrás algunos de los problemas que pueden aparecer cuando ya tu pyme comience a crecer.

Principales desventajas de Prestashop relacionadas con la gestión de la pyme

Si todo sale bien y tú tienda online con Prestashop comienza a crecer rápidamente, muy pronto podrás notar algunas de estas desventajas:

  • Gestión de almacén: Esta función no está del todo lograda. En ocasiones, la forma en que las pymes realizan la logística es compleja de reproducir en Prestashop. Por ejemplo, cuando existen varios almacenes asociados a distintos carriers o transportistas las cosas se pueden complicar.   Comprar un producto X en la tienda implica que el sistema no puede determinar desde qué almacen tomar el producto cuando existe en varios de ellos, y tienes  que hacer la asociación de manera manual.
  • Gestión de Stock: Prestashop tiene problemas a la hora de vender productos serializados que necesitan ser tratados como productos independientes. Esto sucede con productos como kits (varias piezas integran un kit) muy usado en diferentes sectores como  hardware, medicamentos, medicinas, cosmética, entre otros.
  • Mala facturación en Prestashop. Muchas pymes tienen que exportar los datos a un excel y reimportarlo en su sistema de contabilidad o bien hacerlo manualmente, con la correspondiente complejidad y posible pérdida de datos.
  • Mala gestión de devoluciones
  • Mala gestión de reportes en general, con opciones muy limitadas.

 

No todas las pymes lo van a experimentar igual, pues depende en gran medida de la forma en que están estructuradas. También algunos dueños de estos negocios no estarán del todo claros como gestionar correctamente su pyme y puede que no se den cuenta del problema.

Incluso hasta hace poco tiempo era  común que se realizaran muchos trabajos dobles ya que se vendía en la tienda online y esta venta también era registrada en su programa de gestión y contabilidad.

Muchas pymes siguen usando este método. Pero tarde o temprano se producirán errores.

Cabe destacar en este punto que Prestashop es un CMS de código abierto, lo que implica que existen numerosos add-ons que pueden añadirse desde la tienda de plugins de Prestashop o bien desarrollos personalizados para dar respuesta a algunos de estos problemas.

Sin embargo, es complejo y poco viable hacer desarrollos en la medida en que se vayan necesitando.

Los procesos internos de una pyme están interrelacionados unos con otros, por lo que cada vez que se añade un plugin o un desarrollo personalizado destinado a este tipo de procesos, hay que revisar con mucho cuidado las relaciones que este guarda con otras funcionalidades presentes y futuras que se esperan agregar. 

Además, no serían desarrollos simples, sino de cierta complejidad, pues se trata de procesos muy amplios como lo son la contabilidad, la gestión de almacén, devoluciones, etc, razón por la cual probablemente sea necesario pensar en la relación coste-beneficio antes de comenzar.

Este tipo de soluciones ya está implementada en un ERP. Y Odoo es una de las mejores soluciones ERP del mercado para las pymes que resuelve la gestión de tu pyme y se integra con Prestashop .

Problemas de UX o Experiencia de Usuario para los operarios de la tienda Prestashop

Este último punto muchas veces no comprendido en toda su complejidad, representa otro problema importante para las  pymes.

Cuando hablamos de UX o experiencia de usuario para los operarios de la tienda, nos referimos especialmente a la facilidad de uso, la curva de aprendizaje en el uso del software (Prestashop) e incluso la comodidad.

Las personas que usan el backend de Prestashop pueden tener distintos niveles de acceso y a la vez utilizar módulos diferentes según su perfil dentro de la empresa. Hasta ahí ningún problema.

La complicación viene cuando la pyme comienza a instalar nuevos módulos en Prestashop, especialmente de terceros o no diseñados por Prestashop. Estos módulos no siempre respetan las buenas prácticas de sugiere Prestashop para su diseño. 

Por esa razón, cada módulo que se va añadiendo tiene el potencial de convertirse en un mundo aparte dentro del propio backend.

Los call to actions o botones pueden tener diferentes colores y ubicaciones a los estilos predefinidos de Prestashop, creando confusión en las personas que los van a utilizar.

Los campos para entrar texto, su tamaño y forma de acceder a ellos también pueden variar, así como las acciones esperadas dentro de cada módulo, en donde un botón Guardar, por ejemplo, puede que no se comporte de la misma forma en distintos módulos.

También el acceso a las funcionalidades del módulo instalado puede que no esté donde se espera en el back-end, requiriéndose a veces varios pasos para encontrarlo y configurarlo, o bien recorrer todos los menús y submenús en su búsqueda y captura.

Este problema en ocasiones es tan complejo que se suele suministrar un manual de usuario aparte con instrucciones o las empresas que ofrecen los módulos suelen cobrar por el soporte personalizado para ayudar a los usuarios. 

De esta forma, los trabajadores de la pyme que utilizan el backend de Prestashop en su día a día pueden enfrentarse a curvas de aprendizaje complejas y forzosas, con la pérdida de tiempo que ello conlleva.

También provoca frustaciones en sentido general y carga a los equipos informáticos de la pyme en la tarea de explicarle a los operarios o modificar los módulos para que sean más fáciles de usar o que se adapten mejor a la realidad de la pyme.

Estamos hablando de una pérdida importante en la eficiencia y con ello de las ganancias. Ese tiempo puede ser empleado en otras labores más productivas a la vez que los trabajadores de la pyme se sienten más a gusto.

Si bien Prestashop con cada versión continúa mejorando en este sentido, aún está lejos de ofrecer la experiencia de usuario que ofrece Odoo, en donde la previsibilidad, la limpieza y la curva de aprendizaje son elevadas gracias también a su gran facilidad de uso.

¿Por qué considerar la integración de Prestashop con Odoo?

Tanto Odoo como Prestashop son soluciones de código abierto. Esto ofrece una ventaja única en comparación con otras soluciones ERP del mercado cuando se trata de integración.

Muchos ERP propietarios o de código cerrado no permiten de manera nativa la integración con Prestashop. Incluso en caso de que el fabricante del ERP tuviese implementada alguna solución, la pyme dependería exclusivamente de este para la integración.

Si el ERP elegido es Odoo,  tu pyme tiene la libertad de escoger el partner de Odoo que haga el desarrollo o la integración. Incluso puede cambiar de partner durante la marcha si considera que no está satisfecha con la solución.

Odoo ya tiene implementada una integración con Prestashop lo que consigue que la integración sea rápida, sencilla y económica.

También existe la posibilidad de que la propia pyme realice el desarrollo si tiene especialistas en su plantilla con los conocimientos necesarios.

Con esto, el desarrollo estaría enfocado en la conexión entre Prestashop y Odoo y no en la propia creación de módulos o funcionalidades para Prestashop, pues estos ya están hechos en Odoo. De esta manera se reduce considerablemente el tiempo necesario para poner en marcha la solución.

Aunque inicialmente pueda parecer sencillo la integración entre Odoo ERP y Prestashop se necesita primero un análisis inicial para entender bien el alcance de proyecto que en tiempo supone una reunión para elegir los módulos (APPS)  de Odoo que forman parte de la implantación.

La elección de un partner de Odoo adecuado puede ser determinante para establecer las relaciones óptimas entre Prestashop y Odoo.

Octupus es partner de ambas plataformas por lo que si lo necesitas podemos ayudarte a dar este paso tan importante para tu pyme. 

Esto ayudará a que dicho proceso se ejecute de la mejor manera posible y que la integración entre los dos software comience a ofrecer beneficios de manera inmediata.

¿Qué ganaría tu pyme con una integración entre Odoo y Prestashop?

Las ventajas de integrar Odoo con Prestashop son muchas. Entre ellas una de las más importantes es que puedes controlar varias tiendas en Prestashop desde Odoo. Pero hay más.

La integración de Prestashop con Odoo te ofrece los siguientes beneficios:

 

  • Multitienda y TPV para tiendas físicas: gestionar tus tiendas online y física desde una única plataforma.
  • Gestión de stock: gestionar el inventario de todas las tiendas y saber en cada momento de que producto disponemos y cual necesitamos incorporar.
  • Gestión de artículos: gestión de productos desde el programa de facturación y gestión de vales de descuento y ofertas.
  • Gestión integral ERP: para evitar realizar el trabajo dos veces realizar la gestión de las tiendas físicas y online, realizar la facturación, la contabilidad y la gestión comercial.
  • Gestión de pedidos: sincronización automática de los pedidos que se creen en Prestashop con el programa de facturación y gestión del estado de los pedidos.
  • Control del SEO: posibilidad de gestionar el SEO ya sea de forma manual o automática al incorporar nuevos productos en el programa de facturación.
  • El estado de pedido se actualiza en ambas direcciones (cancelación, entregado o pago aceptado)
  • Realización de la asignación de pagos, mapa de impuestos y el mapeo de transportistas
  • Sincronización bidireccional de productos y categorías
  • Sincronización de pedidos de Prestashop a Odoo en tiempo real
  • Sincronización de clientes de Prestashop a Odoo e inventario en tiempo real de los productos de Prestashop como variantes de Odoo.

¿Cómo es el proceso de integración?

El proceso de integración entre Prestashop y Odoo ERP no es más que la  implantación de un conector ya existente  (Odoo Connector) entre la plataforma de comercio electrónico y el software ERP.

Consiste en la adaptación de dos módulos, uno para Odoo y otro para Prestashop con el objetivo de establecer una correcta relación entre ambas partes en los procesos de venta, productos, clientes y pedidos.

A través de esta integración se pueden vincular diferentes tiendas de Prestashop contra una única instancia de Odoo.

Como ya habíamos mencionado, es muy importante antes de comenzar el proceso escoger un partner adecuado. No se trata de una simple conexión de dos softwares, pues es muy importante la forma en que se manejan los datos.

El partner que elijas se encargará de orientarte en la selección de los módulos más apropiados de Odoo según los requerimientos de tu pyme. También realizará el proceso de implantación teniendo en cuenta los datos necesarios que deben intercambiar ambas plataformas y la forma en que esto ocurre.

Además deberá ayudarte en cualquier desarrollo adicional que sea necesario hacer tanto en Prestashop como en Odoo para que ambos sistemas funcionen de manera eficiente y ajustada a la realidad de tu pyme.

Si tienes dudas sobre este proceso puedes ponerte en contacto con nosotros en cualquier momento.

Conclusión: Aprovecha las fortalezas de ambos softwares

Prestashop es una de las plataformas más utilizadas por las pymes que ofrecen sus servicios como tiendas online en España. Es un excelente CMS con un sinfín de características que ofrecerán a tus  clientes una experiencia única.

Eso si,  existen aspectos de la gestión de tu pyme para los que Prestashop no da una solución completa. Y tu pyme comenzará a notar los problemas en la medida en que comienza a crecer.

Odoo ERP puede integrarse con Prestashop para cubrir estas debilidades y que tu pyme tenga lo mejor de ambos software.

Prestashop tiene mayor flexibilidad que Odoo para la maquetación de la tienda y la creación de una experiencia de compra única, todos elementos de tipo front-end o de cara al visitante. Por otra parte, Odoo cuenta con todas las funciones que se necesitan para una correcta gestión de tu pyme.

Por lo tanto, el mejor escenario posible es conectar ambos software y utilizar las ventajas que te ofrecen. La elección de un partner con experiencia puede ser determinante en el éxito de este empeño.

El partner debe ser capaz de establecer las relaciones correctas entre Prestashop y Odoo de manera que los datos se envíen entre ambos sistemas de manera coherente y siguiendo la lógica de tu negocio. 

Si tu pyme es un Ecommerce que usa Prestashop y tiene intenciones de seguir creciendo, esta es definitivamente una solución que debes considerar.

¿Quieres conocer más sobre este tema? Cuéntanos tu proyecto.

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2 Comments

  1. Avatar

    Buenas tardes

    Somos una PYME ubicada en GAva y desde hace varios años tenemos implantado 0D00, version 8.
    Por otro lado tenemos una tienda online PRESTASHOP, con una media de 15 pedidos diarios, nos gustaria implementar la conexion PRESTASHOP/ODOO para una mejor gestion en trabajo y costes.
    Podrian informarnos de costes y proceso.

    Atentamente

    Reply
    • Mailon Luis Valdés

      Hola Vicente, muchísimas gracias por contactarnos.
      En breve nos pondremos en contacto contigo a través del correo electrónico que nos enviaste.
      Recibe un saludo en nombre del equipo de Octupus 🙂

      Reply

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