Cómo cumplir con la ley de fichaje digital de forma sencilla con Odoo

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019, el registro horario de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas. Cumplir con esta normativa, además de ser una cuestión legal es una cuestión organizativa. 

A lo largo de este año, han sido múltiples las ocasiones en las que habrás oído hablar de que hay que fichar online, que el fichaje sólo puede ser digital. Pero, ¿a qué se debe? Pues básicamente al Anteproyecto de Ley Laboral 2024–2025 y a los cambios en la interpretación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

¿La buena noticia? Con herramientas como el módulo de Asistencias de Odoo, registrar la jornada laboral de forma sencilla, digital y totalmente adaptada a la ley es posible. En este artículo te contamos en qué consiste la normativa, qué implica para tu empresa y cómo puedes cumplirla sin complicaciones con la ayuda de Odoo.

¿Qué dice la ley sobre el fichaje laboral? 

El Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, introdujo la obligatoriedad de llevar un registro diario de la jornada laboral para todas las personas trabajadoras. Esta medida, que entró en vigor el 12 de mayo de 2019, tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de los horarios laborales y evitar abusos, especialmente en lo que respecta a las horas extraordinarias.  Este Real Decreto también introdujo otros cambios importantes como son:

• Incentivos para la contratación indefinida. Haciendo que las empresas reciban bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social al contratar a colectivos vulnerables como jóvenes, mayores de 45 o personas en riesgo de exclusión social.
• Conciliación de la vida laboral y personal. Fomentando la adaptación de las jornadas laborales para poder atender necesidades familiares.
• Flexibilidad regulada en el tiempo de trabajo. Se promueve una mayor flexibillidad de la jornada de trabajo dentro de los límites establecidos por la normativa y respetando los periodos de descanso legalmente previstos.
• Refuerzo de la supervisión laboral. Esto hace que la Inspección de Trabajo, tenga mecanismos de control más efectivos.

¿Cómo debe ser el fichaje? 

El registro debe incluir: 

• Hora exacta de entrada y salida. 
• Conservación de los datos durante 4 años. 
• Accesibilidad para personas trabajadoras, representantes legales y la Inspección de Trabajo. 

Este control puede hacerse en papel o, preferiblemente, de forma digital. 

¿Hay excepciones? 

Aunque la norma se aplica de forma general, existen ciertas excepciones y adaptaciones según el sector o tipo de trabajo (como el personal de alta dirección o trabajadores autónomos). Sin embargo, la mayoría de plantillas están sujetas a esta obligación.  A continuación te dejamos los casos de excepción que se recogen en la normativa y los que la jurisprudencia ha ido mostrando:

• Relaciones laborales de carácter especial: Entre ellas se incluyen personal de alta dirección, trabajadores del servicio del hogar familiar, deportistas profesionales y artistas en espectáculos públicos.
• Autonomía de la jornada: Trabajadores que cuentan con plena autonomía en la organización de su tiempo de trabajo y cuya jornada no está sujeta a un horario rígido, como ocurre con el personal de alta dirección o aquellos que no tienen la obligación de permanecer en un centro de trabajo.
• Trabajadores móviles o itinerantes: Los que desempeñan actividades en movilidad, como transportistas, comerciales o empleados que trabajan fuera del centro laboral, pueden estar sujetos a regulaciones específicas.
• Teletrabajo y trabajo remoto: El teletrabajo no excluye el registro horario; no obstante, las empresas pueden establecer acuerdos específicos para adaptarlo a la naturaleza flexible de esta modalidad laboral, siempre respetando los derechos del trabajador. En este sentido ya ha habido sentencias que sientan jurisprudencia a favor de la excepción.
• Contratos a tiempo parcial con jornadas específicas: En estos contratos se deben registrar todas las horas trabajadas. Dando igual que sean de la jornada, horas complementarias o horas extraordinarias. Ya que para este tipo de contratos se suele tener un convenio colectivo o acuerdo específico.

¿Qué pasa si no se cumple? 

El incumplimiento puede suponer sanciones de entre 751 y 7.500 euros, según la gravedad detectada por la Inspección de Trabajo. Por tanto, llevar un control horario adecuado no es solo recomendable: es imprescindible.  Para sanciones graves, no sólo debe ser reiterado, sino que debe estar vinculado a la explotación laboral. De todas formas, todas estas sanciones, vienen reguladas por la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

¿Y el fichaje con datos biométricos?

El Real Decreto-Ley 8/2019, introduce un apartado que dice que la empresa debe de cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El RGPD lleva vigente desde 2016, y en el mismo se habla sobre el uso de datos biométricos de los trabajadores en su artículo 9.

Ya en su primer apartado dice lo siguiente:

“Quedan prohibidos el tratamiento de datos personales que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o las orientación sexuales de una persona física.”

Dejando claro que su uso está prohibido. No obstante en el apartado 2 de este artículo también habla de excepciones para poder hacer uso de los datos biométricos o de otra serie de datos. Concretamente en los epígrafes a y b:

“a) el interesado dio su consentimiento explícito para el tratamiento de dichos datos personales con uno o más de los fines especificados, excepto cuando el Derecho de la Unión o de los Estados miembros establezca que la prohibición mencionada en el apartado 1 no puede ser levantada por el interesado;

b) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos específicos del responsable del tratamiento o del interesado en el ámbito del Derecho laboral y de la seguridad y protección social, en la medida en que así lo autorice el Derecho de la Unión de los Estados miembros o un convenio colectivo con arreglo al Derecho de los Estados miembros que establezca garantías adecuadas del respeto de los derechos fundamentales y de los intereses del interesado;”

Por ello, durante muchos años se ha podido emplear el uso de la huella dactilar, lectura de iris o lectura facial como método efectivo de fichaje.

¿Es legal fichar con datos biométricos?

La respuesta corta es no. Si desarrollamos un poco más la respuesta, tenemos que el cambio de paradigma viene en 2023, cuando tanto la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) como la Comisión Europea de Protección de Datos (CEPD) se pronuncian al respecto.

La CEPD, elimina la distinción que se hacía entre identificación y autentificación. La identificación de una persona era  considerada más restrictiva y no se podía emplear ningún dato biométrico para este fin. Mientras que la autentificación era algo más flexible y permitía el uso de datos biométricos. Al eliminar la distinción entre ambos, los dos se vuelven más restrictivos y se considera la utilización de datos biométricos como una cuestión sensible.

Mientras tanto, la AEPD, publica una Guía sobre Tratamientos de Control de Presencia mediante Sistemas Biométricos el 23 de noviembre de 2023. En esta guía se deja claro que:

• La biometría en fichaje es tratamiento de datos sensibles y de alto riesgo.
• No basta con el consentimiento de los empleados, por existir desequilibrio empleador-empleado y falta de base legal
• Confirma que autentificación e identificación son lo mismo
• Exige realizar una Evaluación de Impacto de Protección de Datos (EIPD) y cumplir con los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad

Por todo ello, fichar con la huella dactilar, el iris o el reconocimiento facial se ha vuelto ilegal y acarrea sanciones para la empresa. En caso de no querer hacer frente a estas sanciones y persistir con este tipo de fichajes, se debe:

1. Encontrar una base legal en la que apoyarse que no sea el consentimiento
2. Justificar que no hay una alternativa menos invasiva
3. Realizar un EIPD
4. Ofrecer una alternativa no biométrica a sus trabajadores

Por lo que, no tiene sentido querer mantener este tipo de fichaje. Y más cuando hay alternativas efectivas como el uso de pin, tarjetas magnéticas, escanéo de códigos personales o usuarios en una plataforma digital. Alternativas que ofrece Odoo.

Anteproyecto de Ley Laboral 2024-2025

Es como de momento se conoce a este paquete de normativas que se está tratando de aprobar actualmente en Sede Parlamentaria. Entre sus principales implicaciones, tenemos las siguientes medidas:

• Jornada de 37’5 h. semanales. Se planea reducir la jornada de 40h a 37’5h semanales. Esta reducción se haría sin una reducción del salario y con ella se trata de lograr disminuir la cantidad de contratos a media jornada, lograr una mejor conciliación laboral-personal, aumentar la productividad laboral, disminuir enfermedades laborales derivadas de la carga de trabajo e igualar la jornada laboral a otros países europeos como Francia que la sitúa en 35h. semanales.
• Derecho a desconexión digital. Es aquél derecho que permite a los trabajadores no tener que conectarse a dispositivos digitales de trabajo fuera de su horario laboral, incluyendo el tiempo de descanso, permisos y vacaciones. Con el anteproyecto se busca reforzar este derecho al que ya tenemos acceso todos los trabajadores por la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).
• Registro digital obligatorio. Es la medida que, en caso de no aprobarse con el paquete, se hará mediante Real-Decreto seguramente. Con ella se pretende:
  1. Registro del horario personal e inmodificable, garantizando la trazabilidad.
  2. Que tengan acceso completo los trabajadores, representantes sindicales e Inspección de Trabajo
  3. Llegar a la digitalización total: no se admitirá papel, Excel manipulable, o plantillas de fichaje no seguras
  4. Que haya una distinción clara entre horas ordinarias y extraordinarias
  5. Que haya sanciones más severas por trabajador en caso de incumplimiento o fraude en los registros llegando a sanciones de 10.000€

¿Qué es Odoo y por qué es la solución más sencilla y digital?  

Odoo es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que integra en una misma plataforma todas las herramientas que una empresa necesita para gestionar su actividad: CRM, contabilidad, inventario, recursos humanos, ventas, marketing… y, por supuesto, el control de asistencias. 

El módulo de Asistencias 

El módulo de Asistencias de Odoo permite registrar de forma sencilla y digital la jornada laboral de cada trabajador. Algunas de sus funcionalidades más útiles: 

• Registro de entradas y salidas con un solo clic. 
• Acceso desde cualquier dispositivo (PC, móvil, tablet). 
• Control centralizado de todas las jornadas. 
• Integración con el módulo de Recursos Humanos para una gestión más completa. 
• Exportación de informes para auditorías o inspecciones. 

En definitiva, se trata de una solución 100% legal, digital y fácil de implantar.  Con Odoo, fichar es tan fácil como cumplir

Conclusión

Fichar ya no es una opción, es una obligación legal. La buena noticia es que con Odoo puedes hacerlo de forma sencilla y sin complicaciones. 

En Octupus, somos el partner de Odoo experto en ecommerce e integraciones; te ayudamos a integrar esta funcionalidad adaptada a las necesidades de tu empresa.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros y te contamos cómo implantar el fichaje digital con Odoo en tu negocio.