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Odoo y la sostenibilidad en tu empresa

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Publicado por Pablo Casado

el 03/07/2024
Título del artículo: Odoo y la sostenibilidad en tu empresa

Así como lo lees, durante este artículo vamos a realizar un recorrido por los módulos de Odoo que ayudan a tu empresa a ser más sostenible. Si te lo preguntas, sí, es muy importante que tu empresa contribuya a la sostenibilidad. Para que lo comprendas mejor vamos a dar un poco de contexto previo sobre por qué hay que optar por ser una empresa sostenible y continuaremos con los módulos de Odoo que contribuyen a ello.

A continuación os mostramos un resumen de los contenidos que trataremos luego en profundidad:

Comenzamos viendo porqué es importante que tu empresa sea sostenible y la estrategia de la logística verde como medio para conseguir los Objetivos del Desarrollo Sostenible que están presentes en la Agenda 2030. Luego desarrollamos las características de los módulos que tiene Odoo que contribuyen a la sostenibilidad. Finalizamos con una conclusión sobre porqué es posible la reducción del consumo de papel en tu empresa y cómo Odoo contribuye a la sostenibilidad.

A nivel mundial nos encontramos tratando de cumplir los 17 Objetivos del Desarrollo Sostenible (ODS) para la Agenda 2030. Hay que saber que dentro de cada objetivo hay diferentes metas a alcanzar; y es en ellas en las que nos tendremos que enfocar para lograr un mundo mejor, un mundo con menos contaminación. Entre todas las metas que pertenecen a los ODS hay varias que apuntan directamente a las acciones que puede llevar a cabo la empresa.
ODS
Los Objetivos de Desarrollo Sostenible u Objetivos Globales, también conocidos como Agenda 2030, son 17 objetivos globales interconectados diseñados para ser un «plan para lograr un futuro mejor y más sostenible para todos».​
En la actualidad nos encontramos con que el 81% de las empresas conocen los ODS; pero solo un 47% de las mismas tienen una política de sostenibilidad o de RSE (Responsabilidad Social Empresarial).
RSE
La responsabilidad social corporativa o responsabilidad social empresarial es la responsabilidad que las empresas e industrias tiene con respecto al medio ambiente y con el conjunto de la sociedad de la que forma parte.
Lamentablemente esto se acentúa en las PYMES; de las cuales un 60% no lleva a cabo ninguna medida relacionada con la implantación de los ODS.

Logística Verde

Una de las vertientes que hay para lograr alcanzar los ODS es la de llevar a tu empresa a una logística verde. Esta metodología consiste en tener en cuenta la huella medioambiental de tu empresa a la hora de organizar la logística. La implantación de la logística verde supone unos cambios en el funcionamiento de la empresa que pueden pasar por la automatización de procesos, la optimización de los espacios de almacenamiento, utilización de envases y materiales biodegradables… En general, se trata de limitar el uso de energías contaminantes en todo lo referente al proceso interno y externo del almacén.

Ventajas

Reducción de la contaminación
El conjunto de acciones que se lleva a cabo con el desarrollo de la logística verde es el de reducir la contaminación. Aunque a su vez obtienes como beneficio una optimización en tus recursos y procesos.
Reducción de los costes de transporte
Aplicando la filosofía de la logística verde, se pueden organizar mejor los traslados de material optimizando la ruta que tenga que realizar el transportista. De este modo se reduce el consumo de combustible de los vehículos y por ello se contribuye a reducir las emisiones de CO2 a la atmósfera.
Reducción de pérdidas
Al tener una mejor planificación y gestión de tus recursos, se minimizan las pérdidas de mercancías y materias primas.  A su vez, el utilizar envases y materias biodegradables facilita la reutilización de los mismos. Lo cuál aunque supone un coste mayor a la hora de adquirirlos, se ahorra dinero a largo plazo al tener un tiempo de vida útil superior.
Mejor imagen
Ya seas una empresa B2B o B2C; es decir, que ofrezcas servicios y productos a otras empresas o se los ofrezcas a clientes particulares; al llevar a cabo una logística verde consigues ser una empresa eco-responsable. Lo que además contribuye a cumplir los ODS.
Banner que lanza la siguiente pregunta: ¿No estás contento con tu partner de Odoo actual?¿Tu Odoo no funciona?

Odoo y la sostenibilidad

Para que sea más fácil tu navegación vamos a subdividir este apartado en los diferentes módulos que contribuyen a la sostenibilidad. Así, si en tu empresa quieres implementar solo uno de estos módulos podrás hacerlo, y si requieres de ayuda para ello somos tu partner de Odoo de confianza.

Contabilidad

Te permite subir cualquier factura o tiquet que ya tengas creada; o incluso impresa y te la digitaliza gracias a su OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
Captura de pantalla que muestra cómo usar el sistema OCR en el módulo de Contabilidad
Además entre las opciones por defecto te permite mandar las facturas por mail o descargarlas. De una forma muy sencilla puedes usar el formato Peppol.
Captura de pantalla de las opciones de formatos que te ofrece Odoo para las Facturas de Cliente
Peppol
Peppol significa, Pan European Public Procurement Online. Esta red se inició en el año 2008, como un proyecto piloto de la Comisión Europea. Usando la red Peppol, las organizaciones afiliadas pueden intercambiar documentos de negocios, así como diversos formatos electrónicos. Por medio de Peppol puede enviar facturas electrónicas de forma segura a empresas y Administraciones Públicas en toda Europa.
Por último, Odoo te facilita la creación de los ficheros xml que hay que presentar a la Administración Pública de cada país, más conocido como EDI.
EDI
EDI – Intercambio Electrónico de Datos. Es un estándar internacional de GS1 en los procesos administrativos y logísticos entre compañías. De forma legislativa, el Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, regula las obligaciones de facturación en el mercado español. Este reglamento establece las bases que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como en documento electrónico.
Para tenerlo vinculado, solo hace falta que pongas el EDI del país en el que te encuentras.
Paquete Fiscal de España que permite las facturas en EDI
Tras, tener cargado el diario fiscal de tu país, se te habilitará directamente la pestaña de Factura-E; mediante la cuál poderte descargar el archivo en xml y así mandárselo a la Administración.
Captura de pantalla sobre la ventana de Factura-E que permite generar automáticamente el xml para mandárselo a la Administración Pública (EDI)

Firma

Está integrado con otros módulos como el de Documentos, facilitando que los mismos te salgan automáticamente para firmarlos. Puedes descargarlos previamente; enviarlos por mail una vez que los hayas firmado y/ o firmarlos simplemente.  Para la oficialidad y validez de la firma puedes configurar tu firma digital, aunque el sistema también detecta el equipo que ha firmado a través de su IP. Puedes realizar tu firma de tres formas:
1. Automática
La automática se autogenera con las iniciales que le proporciones al sistema sobre tu nombre. En el ejemplo que tienes a continuación se muestra cómo Mitchel Admin recibe unas iniciales M. A para firmar. También puedes elegir la tipografía con la que se realiza la firma; aunque todas las opciones son manuscritas.
Captura de pantalla de la generación automática de una firma
2. Dibujar
Si te atreves puedes lidiar con la firma digital.  Es complicado que quede tal y cómo lo haces en papel, pero tienes la posibilidad de dibujarla en cualquier momento y guardarla en el sistema cuánto quieras.
Captura de pantalla de una firma que ha sido dibujada en el momento dentro de la aplicación de Firma de Odoo
3. Subirla
Sigue resultando complicado que tu firma quede tal y cómo la haces en papel. Pero no hay problema, puedes hacerla cómodamente en tu casa y mediante una fotografía o un escaneo; proporcionar tu firma a Odoo para que no haya tanta diferencia al tratar de dibujarla en una pantalla. Importante: Lo que subas lo va a detectar en su totalidad como la firma; si debes realizar un recorte a la imagen o rotarla, hazlo previamente.
Imagen de una firma realizada a papel

Documentos

Este módulo permite gestionar, compartir y generar documentos internos y externos entre tus trabajadores. De esta forma agilizas y facilitas la accesibilidad a las plantillas de documentos internos a todos los componentes de la empresa.
Captura de pantalla del menú de Documentos mediante el cuál puedes compartir o generar hojas de cálculo

SII

Este módulo propio significa Sistema de Información Inmediata. Sirve para informar a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) de la facturación en tiempo real tanto las relacionadas con clientes, como las relacionadas con proveedores. Con su uso no solo automatizas un proceso tedioso, sino que también se logra una reducción del papel en todo lo relacionado a estas facturas.
SII
SII – Suministro de Información Inmediato: Entro en vigor el 1 de julio de 2017 y afecta a más de 65.000 empresas en España. Se trata de una forma de presentar los impuestos mensuales; de esta forma puedes solicitar también tu devolución de IVA mensual. Se puede optar a ello de forma voluntaria aunque hay una serie de empresas que tienen la obligatoriedad de usarlo:

  • Empresas con una facturación superior a los 6 millones de euros
  • Empresas acogidas a Grupos de IVA
  • Inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA)

Al emplear el SII, las empresas no tienen la obligación de presentar los modelos 347 (operaciones con terceras personas), 340 (libros registro) y 390 (resumen anual del IVA).

Conocimiento

Módulo que permite que te generes documentos de información propia que puedes compartir con otros usuarios dentro de tu propio Odoo. Te da muchas opciones de maquetación en la pantalla y te permite mantenerlo a tu gusto en el tiempo.  Tienes la libertad de usar la herramienta como desees, desde usarla como recordatorio de tareas pendientes, repositorio de clientes o manual para futuros empleados. La ventaja es que tú decides con quién lo compartes y que se te queda en archivo personal. Por supuesto, te ofrece la ventaja de que el documento puede contener archivos multimedia, lo cuál ayuda y mucho en tareas como tutoriales; ofreciendo un plus frente a los documentos convencionales.
Captura de pantalla del inicio del módulo de Conocimiento
Además de ser en esencia un documento colaborativo; por lo que también sirve para fomentar los brainstorming o lluvia de ideas y otras dinámicas que quieras realizar con tu equipo sin la necesidad de compartir el mismo espacio físico.

Parte de Horas

Este módulo te permite fichar tu entrada y salida en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto no solo permite flexibilidad en el tiempo de trabajo, sino que ayuda a fomentar la conciliación laboral o el teletrabajo; al no depender de ir a tu empresa y usar cualquiera de los métodos estáticos de fichaje a los que estamos acostumbrados. Para hacer uso del mismo solo precisaras de darle al botón de iniciar y luego darle a parar o descartar. Además puedes especificar las diversas tareas que estás realizando a lo largo de tu jornada laboral.
Captura de pantalla del módulo de Parte de Horas que te permite fichar según te conectes al trabajo
No obstante, recuerda, que si no haces uso de este módulo, sí que tendrás que tener un punto de fichaje. Ya que desde el 12 mayo de 2019 es obligatorio fichar en el trabajo en España y el no hacerlo conlleva multas a la empresa que pueden oscilar desde 70 euros hasta 225,018 euros.

Ausencias

Este módulo, intrínsecamente ligado a Recursos Humanos, permite de una forma visual mostrar el estado de tus trabajadores. Se pueden solicitar vacaciones, días de asuntos propios, aprobar o rechazar libranzas y mostrar los días de ausencia por enfermedad, matrimonio, nacimiento…  A su vez, te permite subir cualquier justificante o petición, por lo que supone un ahorro en el consumo de papel de la empresa.
Captura de pantalla del módulo de Ausencias
Por defecto, te mostrará un calendario con la información personal del usuario que esté accediendo. Facilitando el conocer de cuántos días de ausencias remunerados por vacaciones o compensación de horas dispones.
Tablero de tus ausencias disponibles
Te regalamos una consultoría en Octupus

Conclusión

Como habrás leído , la mayoría de los módulos de Odoo contribuyen a la digitalización y automatización de procesos; principalmente a aquellos que suelen tener un fuerte peso de consumo de papel en las empresas.
Información sobre el consumo de papel y cartón
Pese a que todas las empresas y gran parte de la ciudadanía se encuentran tratando de cumplir los ODS, en la última década el consumo de papel y cartón ha aumentado. Según los últimos datos ofrecidos por Stadista, hemos pasado de emplear 6.447’9 miles de toneladas a en 2022 emplear 7.038’9 miles de toneladas; lo que supone un aumento aproximado en 600 mil toneladas de papel y cartón. La industria papelera está situada como una de las que más contamina nuestro medio ambiente, ya sea en su producción, distribución o consumo. Por lo que al confiar en Odoo estás contribuyendo a reducir la contaminación asociada que se manifiesta en el suelo, el aire o el agua; así como a la protección de los bosques, que no dejan de ser el pulmón de nuestro planeta.
Al confiar en Odoo, puedes contribuir a los ODS de una forma sencilla y directa, casi sin darte cuenta. Octupus se ponen a tu disposición para realizar la transición de tu empresa a la logística verde y te brindan multitud de herramientas para que lleves a cabo la transformación de tu empresa a una más sostenible.