Gestión del cambio para la implementación de un ERP en 2023: las claves del éxito

Este año 2023 inició con noticias y tendencias interesantes, entre ellas el auge repentino de tecnologías como la inteligencia artificial y otras herramientas para múltiples fines. Odoo ERP por su parte, nos dio la buena noticia del lanzamiento de la versión 16 en octubre pasado con los numerosos avances y mejoras que trae consigo. 

Así, todos los días somos bombardeados con nuevos lanzamientos, tecnologías y formas de ejecutar las actividades más rutinarias.Y por supuesto, las empresas también se encuentran envueltas en esta dinámica, con frecuencia en su centro mismo. 

Por ello la gestión del cambio es esencial antes de implementar cualquier servicio, modelo de negocio o tecnología nueva.

La gestión del cambio es un proceso que permite a las empresas prepararse para ello y manejarlo de manera efectiva, ya que las implicaciones de estos cambios en las personas y en las dinámicas internas y externas de las empresas tienen un alcance más grande de lo muchas veces se cree. Y si no se tiene en cuenta el resultado final puede ser un fracaso rotundo.

La implementación de un ERP es un paso importante para cualquier negocio que busca mejorar su eficiencia, automatizar procesos y aumentar sus ventas. A su vez, este proceso también conlleva un cambio en la dinámica organizacional y debemos saber cómo manejarlo para asegurar una implementación exitosa.

En este artículo de opinión, como partners certificados de Odoo, te brindaremos consejos y estrategias para implementar una gestión del cambio efectiva en tu empresa. También, aprenderás cómo elaborar un plan para la gestión del cambio y cómo manejar la resistencia a este durante la implementación de un ERP.

Si estás pensando en implementar Odoo ERP en tu empresa, esta es una lectura recomendada.

¿En qué consiste la gestión del cambio?

La gestión del cambio es el proceso de preparar, equipar y apoyar a las personas para que puedan adoptar cambios de manera positiva. Se trata de una metodología que ayuda a las empresas a prepararse para el cambio, manejarlo de manera efectiva y aprovechar al máximo los beneficios que este proporciona.

La gestión del cambio se refiere a cualquier tipo de cambio que se realice en una empresa, ya sea un cambio en la estructura organizativa, un cambio en la tecnología (implementar un ERP) o un cambio en los procesos de negocio. 

Es importante tener en cuenta que la gestión del cambio no es solo un proceso técnico, sino que también implica un aspecto humano y cultural.

Pero, ¿qué le aporta a mi empresa una adecuada gestión del cambio?

A continuación te contamos sus beneficios más importantes.

Beneficios de una buena gestión del cambio al implementar un ERP:

• Mejora en la eficiencia de la empresa: al automatizar procesos y mejorar la tecnología, se puede mejorar la eficiencia de la empresa y aumentar las ventas.
• Mayor adaptabilidad: una empresa que es capaz de manejar el cambio de manera efectiva es más adaptable y está mejor preparada para enfrentar los desafíos del mercado.
• Mayor satisfacción de los empleados: al involucrar a los empleados en el proceso de cambio y brindarles el apoyo necesario, se puede mejorar la satisfacción de los mismos.
• Ahorro de tiempo y dinero: una buena gestión del cambio permite ahorrar tiempo y dinero al minimizar los errores y problemas durante la implementación del ERP.
• Mejora en la toma de decisiones: tendremos una mejor visibilidad de los procesos y datos de la empresa, lo que mejora la toma de decisiones.

Una mala gestión del cambio afecta tu implementación

Por ello, una mala gestión del cambio puede tener graves consecuencias en la implementación de un ERP y generar problemas en la eficiencia de la empresa.

Algunas de las consecuencias negativas más comunes incluyen:

• Retrasos en la implementación del ERP, lo cual puede generar costes adicionales para tu PYME.
• Problemas de adaptación, lo cual repercute directamente en la eficiencia de la empresa.
• Problemas de integración entre los diferentes sistemas de la empresa, lo que repercute negativamente en las áreas implicadas.
• Problemas de calidad en los datos y procesos de la empresa.
• Problemas de costes, como por ejemplo los relacionados con los retrasos y los problemas de adopción.
• Pérdida de confianza por parte de los empleados, clientes y proveedores.

Para evitar todo esto necesitamos preparar a nuestro personal y a la empresa en general para el cambio, asegurar que el cambio se lleve a cabo de manera efectiva y maximizar los beneficios que proporciona. Además, es importante mitigar los riesgos asociados con cualquier cambio, como la resistencia a este y los problemas relacionados con la adopción de nuevas tecnologías.

¿Cómo implementar la gestión del cambio?

Si la gestión del cambio no la llevamos a cabo adecuadamente, esta puede generar problemas y consecuencias graves para la empresa como ya hemos visto; es por esto que entendemos como crucial contar con un plan de gestión para el cambio bien estructurado y también con un equipo experto en la implementación del ERP, que pueda guiar a la empresa en el proceso para ayudar a manejar los riesgos y desafíos asociados con el cambio.

4 pasos esenciales para elaborar un plan:

1. Establecer objetivos claros, como son la mejora en la eficiencia, la adaptabilidad, la satisfacción de los empleados y la toma de decisiones. Estos objetivos deben ser compartidos con los miembros de la empresa para que todos estén alineados en un mismo camino y hacia una meta común.
2. Identificar a los stakeholders e involucrarlos en el proceso de gestión del cambio para asegurar su apoyo y compromiso. Estos pueden ser: los líderes, los clientes y los proveedores. 
3. Identificar la resistencia al cambio y así a su vez podemos planificar estrategias para manejarla. La resistencia al cambio es normal y puede ser causada por diferentes factores, como el miedo al cambio o la falta de comprensión de las ventajas del ERP.
4. Elaborar un plan detallado que incluya los pasos a seguir, los recursos necesarios y los indicadores de éxito. El plan debe incluir también estrategias para manejar los riesgos y desafíos asociados con el cambio.

Estrategia para ejecutar el cambio organizacional:

La estrategia incluye una serie de elementos que debemos tener en cuenta si queremos preparar a la empresa para los cambios que se avecinan, debemos asegurar que todo se lleve a cabo de manera efectiva y maximizar los beneficios.

La elaboraremos considerando las particularidades de cada empresa, con metas y objetivos claros, que deben ser revisados periódicamente para asegurar su eficacia y que se adapten a las necesidades cambiantes de nuestro negocio.

Comunicación

El primero de estos elementos es la comunicación. La misma debe de ser directa y transparente para destacar los objetivos y beneficios del cambio, en este caso la implementación de un ERP,  así como involucrar a todo los empleados en el proceso.

Formación

Es importante brindar la formación necesaria a los empleados para que puedan utilizar el ERP de manera efectiva. Esto incluye la capacitación necesaria en el uso del sistema, así como también en los procesos y procedimientos relacionados con el mismo.

Es importante tener en cuenta que el aprendizaje de un nuevo sistema como un ERP puede llevar tiempo y esfuerzo, y es necesario brindar el apoyo y la orientación para ayudar a los empleados a superar la curva de aprendizaje.

Evaluación continua

Ello nos va a permitir evaluar el progreso del cambio, asegurar que el cambio se está llevando a cabo de manera efectiva, identificar problemas o oportunidades de mejora y hacer los ajustes según sean necesarios. 

Incluye medir los indicadores de éxito previamente establecidos, recolectar el feedback de los empleados y clientes, y analizar los datos de rendimiento del sistema para detectar posibles problemas o mejoras. 

Es importante contar con un proceso sistemático para realizar dicha evaluación y documentar los resultados e involucrar a todos los stakeholders en este proceso para obtener una visión completa del progreso del cambio y tomar decisiones informadas.

Apoyo de los líderes

Contar con el apoyo de los líderes de la empresa resulta indispensable para guiar y motivar a los empleados durante el proceso de cambio y que este se lleve a cabo de manera efectiva para superar la resistencia al mismo. 

Los líderes deben ser los principales defensores del cambio y los primeros en adoptar el nuevo sistema y procesos.

El apoyo de los líderes también incluye brindar orientación a los empleados durante el proceso de aprendizaje del nuevo sistema, así como proporcionar recursos para superar los desafíos. Los líderes también deben ser los responsables de comunicar los objetivos y beneficios del cambio a los empleados y de motivarlos a adoptar el nuevo sistema.

Incentivos

Una de las mejores formas de motivar a los empleados para que adopten el nuevo sistema (en este caso un ERP) son los incentivos que podemos ofrecer. 

Estos deben estar diseñados para ayudarles a superar la curva de aprendizaje y pueden ser de varios tipos como: recompensas financieras, reconocimiento público, capacitación adicional, tiempo libre, etc. 

Los incentivos deben ser coherentes con los objetivos y beneficios del cambio, para que los empleados puedan entender como contribuyen al éxito del mismo, y ser proporcionados de manera regular, para mantener el interés.

Además, es importante ofrecerlos no solo a los empleados, sino también a los líderes u otros stakeholders claves asegurando su compromiso y su apoyo al cambio. 

Los incentivos pueden ser una herramienta efectiva para motivar a toda la organización a adoptar el nuevo sistema y procesos de manera efectiva.

Identificación de problemas y diseñar el Plan de Mitigación de Riesgos

Durante el proceso de implementación debemos de estar atentos a los problemas o dificultades que surgen y buscar soluciones rápidas y eficaces. La identificación temprana de estos problemas es esencial para evitar que se conviertan en problemas más grandes y para asegurar que el cambio se lleve a cabo de manera efectiva.

Vamos a identificar dichos problemas a través de nuestro mecanismo de comunicación abierto y transparente con los empleados, líderes y consultores. Escucharemos las preocupaciones y dificultades que surjan durante el proceso y establecer un Plan de Mitigación de Riesgos con soluciones rápidas y eficaces para superarlas.

Esta identificación temprana también implica analizar constantemente el progreso del cambio y hacer ajustes según sea necesario, utilizando los KPIs que se definan. Además de contar con un equipo de soporte técnico y de consultoría que nos ayude a detectar y solucionar problemas en un período de tiempo menor.

Partner certificado y consultoría inicial: requerimientos para un proyecto de éxito.

En Octupus, como Gold Partners de Odoo especializados en ecommerce, contamos con una metodología de implementación diseñada para generar proyectos de éxito. En gran medida este resultado se debe a nuestra Consultoría Inicial de Objetivos en la cual diseñamos todo el roadmap de la implementación e identificamos entre muchas otras cosas los momentos o situaciones que nos pueden generar problemas para así estar preparados.

Precisamente los puntos relacionados con la gestión del cambio son revisados por nuestros consultores a la hora de evaluar un proyecto y determinar las mejores estrategias para conseguir una implementación correcta.

Como ya se sabe, los proyectos de implementación no son proyectos IT de carácter técnico puramente. Cuando estos se manejan de esa manera suelen conducir al fracaso a largo plazo, pues aunque el software -y los desarrollos- parecen funcionar, otros factores internos y externos conducen a problemas que terminan comprometiendo la implementación.

Estos problemas muchas veces vienen dados por una pobre planificación de la gestión del cambio o ausencia total de esta.

Nuestros consultores han observado que los problemas de adopción del software, de cultura organizacional e incluso la relación de la empresa con sus socios y clientes suele estar entre los principales afectados, desencadenando una serie de situaciones que alejan a la empresa del objetivo deseado con el ERP, que es automatizar procesos, mejorar la eficiencia y en definitiva vender más.

Por esta razón, es muy importante una realizar una consultoría inicial antes de comenzar un proyecto de implementación, para entender las acciones a tomar.

Así mismo, tanto nuestros consultores, especialistas como product owners cuentan con una expertise en más de 50 implementaciones de éxito en empresas de diferentes tamaños y sectores, y están altamente capacitados para guiar a los clientes a través de cada etapa del proceso de implementación y la gestión del cambio.

La gestión del cambio es esencial para asegurar la implementación exitosa de un ERP, un proceso sumamente delicado y que requiere una planificación y ejecución adecuadas para lograr un resultado de éxito.

Una de las mejores alternativas es contar con un partner certificado de Odoo que puede brindarte a través de toda su experiencia y conocimiento una guía certera durante el proceso. 

Un partner con experiencia y altamente calificado puede orientarte en un proyecto de implementación exitoso. 

Utilizando herramientas como las consultorías o la propia metodología en sí, es capaz junto a los consultores, product owners, los desarrolladores y el equipo de soporte de gestionar el cambio de manera efectiva, identificando los problemas que puedan surgir y brindando soluciones a tiempo.

Esperamos que este artículo te haya sido de ayuda si consideras implementar un ERP o estás preocupado en cómo ello impactará a tu negocio y a tus empleados, y lo más importante, saber cómo manejar el cambio para lograr un impacto positivo en tu empresa.