Odoo Cautivo: cómo una implementación puede bloquear tu desarrollo

En el mundo Odoo existen muchas casuísticas asociadas a la propia naturaleza de este software Open Source.

Aquí en Octupus hemos hablado en varias ocasiones sobre las implementaciones de Odoo y lo importante de seguir la metodología adecuada para asegurar el éxito.

El objetivo de toda implementación, al final, es lograr un sistema escalable que aumente las ventas, automatice procesos y mejore las dinámicas del negocio.

Pero pocas veces se habla de implementaciones que parecen ser buenas inicialmente, pero que terminan haciendo a las empresas cautivas de los implementadores y limitando así su capacidad de crecer.

¿Qué causas pueden hacer que nuestra empresa quede cautiva? ¿Hay alguna forma de minimizar este riesgo? Y en caso de que nos veamos en una situación como esta ¿Qué hacer para liberar nuestra empresa y su potencial de crecimiento?

En este artículo de opinión, exploramos algunos de los elementos que pueden ayudarte a contextualizar este tema.

Software libre, datos cautivos y miedo al cambio

Odoo Enterprise tiene la opción de correr sobre la propia infraestructura de Odoo (Odoo SH) o desde cualquier servidor o hosting en donde se puede alojar el software y la base de datos. Odoo Community lo puede hacer desde la infraestructura de terceros.

Algunos proveedores e incluso partners oficiales han desarrollado soluciones en las que alojan en su propia infraestructura o de terceros, las bases de datos y desarrollos de los clientes que implementan. 

De ninguna manera estamos diciendo que esto es una mala práctica de cara a las implementaciones, pero en ocasiones los problemas que derivan de esta casuística y la forma en que se resuelven terminan comprometiendo el crecimiento de las empresas que optan por estas soluciones.

Las empresas que quieren implementar Odoo pueden decidir este camino por varias razones:

• Coste: muchas veces parece ser más barato en relación con una implementación de Odoo en la nube o Enterprise. Las empresas más pequeñas suelen mirar más este aspecto, que muchas veces a la larga termina siendo un problema.
• Soluciones propietarias: los proveedores de estas soluciones pueden acompañar sus propuestas con servicios o desarrollos paquetizados, ya sea de un pago o recurrentes, que son de interés de la empresa que desea implementar Odoo.
• Implementaciones de mínimo producto viable más rápidas: la propia infraestructura del partner puede estar preparada para ciertos tipos de implementaciones para determinados sectores y el despliegue de estas con desarrollos puede ser más rápido inicialmente.

¿Por qué cambiar de partner de Odoo?

Sabemos que la decisión de implementar Odoo y además seleccionar una empresa implementadora es un proceso largo que requiere varias semanas o meses en concretarse en función del alcance (número de módulos) y desarrollos del Proyecto para tu PYME.

El proceso de elegir el ERP y luego el partner es probablemente el más crítico. En nuestra guía para evitar las malas implementaciones de Odoo y consideraciones de soporte con Odoo comentamos algunas de las preguntas que deben hacerse a los implementadores antes de elegir.

Un cambio de partner también puede ser un paso difícil y debe manejarse con cuidado. Es muy importante contar con un Partner Tecnológico que te ayude en la fase de escalabilidad / crecimiento / actualizaciones de versiones.

Para tomar esta decisión de cambio, hay varios criterios que las empresas suelen tener en cuenta, aunque los principales son la capacidad del partner de dar respuesta a sus necesidades de crecimiento, errores en la implementación o un servicio de soporte deficiente.

Cuando se trata de soluciones en las que Odoo está alojado en la infraestructura del partner y no en Odoo sh, pueden surgir razones adicionales:

• Migración de versión de Odoo: algunos proveedores con infraestructura propia no son capaces de actualizar Odoo a la versión más reciente, muchas veces porque los desarrollos están hechos para versiones anteriores y es costoso para ellos actualizarlos para todos los clientes.
• Limitaciones de escalabilidad: la empresa está atada a la capacidad del partner de resolver los problemas o necesidades que se presenten durante su crecimiento.
• Disponibilidad y fiabilidad de la infraestructura: ya sea subcontratada o propia, se depende completamente de las opciones de seguridad informática, capacidad y velocidad de procesamiento de la solución del proveedor.

¿Datos cautivos? 

Está claro que, en una situación como esta, nuestros datos están alojados en la infraestructura del partner, o sea, en sus servidores, ya sean propios o subcontratados.

Esta base de datos, y los desarrollos que utiliza la empresa, corren sobre estos sistemas del partner. ¿Qué sucede si nos queremos ir por alguna razón?

¿Cómo se manejan este tipo de situaciones en las que deseamos abandonar el partner actual o cambiar incluso de ERP? ¿Se migran los desarrollos?

 En Octupus conversamos con muchas empresas que han estado en esta situación.

Para muchos dueños de negocio, existe un miedo que es natural en la realización de este paso: hay muchos temas técnicos complejos implicados en su consecución. Además de ello, temas legales y operativos.

¿Qué tiempo tomará? ¿Cuánto costará? ¿Qué pasará con la integridad de mis datos y el manejo de los mismos?

Algunas personas incluso han indicado que sus implementadores de Odoo no han facilitado el proceso, imponiendo trabas técnicas, mostrándose poco cooperativos e incluso obstruyendo completamente el proceso de migración.

Estas actitudes distan mucho del espíritu Open Source y de las buenas prácticas de Odoo, afectando la imagen de la comunidad de partners y del propio software ERP.

Implementaciones cautivas, en cifras

¿Qué es una implementación de Odoo cautiva?

Es una implementación en la que después de implementar el mínimo producto viable el cliente pierde la capacidad de evolucionar su negocio con Odoo y se queda estancado en la etapa inicial, ya sea por incapacidad de la empresa implementadora de cumplir sus expectativas o bien por dificultades que surgen -intencionales o no- para cambiar de partner de Odoo o de ERP.

Para dar visibilidad sobre esta situación, analizamos 25 proyectos hechos por Octupus, que han llegado a nosotros con la intención de cambiar de partner. 

Si bien no es una muestra grande, puede dar una idea de cómo esta preocupante situación se mueve en silencio en el contexto actual afectando la percepción de Odoo como sistema escalable y “All in One”.

La investigación se basó en los siguientes datos:

Este estudio reveló las principales razones por las cuales estas empresas querían cambiar de partner, las cuales mostramos en el siguiente diagrama.

Entre las principales causas citadas por los empresarios se situó que el partner no fue capaz de cumplir con las expectativas, las cuales ampliamos en el siguiente gráfico.

Otra de las causas situadas estuvo relacionada con la comunicación entre ambas partes, visto desde la perspectiva que el partner no era capaz de entender las necesidades o requerimientos del sector del cliente para poder desarrollar soluciones apropiadas.

Resulta interesante que un grupo de empresarios expresó el coste como una de las razones por las cuales consideró el cambio de partner.

En algunos casos, hubo empresas en las que después de una implementación económica, tuvieron que asumir costes recurrentes por concepto de soporte e infraestructura, desarrollos a medida que no funcionaron e incluso gastos por soluciones incluidas en una suscripción que no eran necesarias para su empresa pero que aún así tenían que pagar.

Estos costes fueron incluídos como parte de paquetes recurrentes provistos por la empresas implementadoras que alojaban Odoo Enterprise en su infraestructura.

Se consideró que el soporte no era el apropiado porque hubo casos en los que, debido precisamente a que el partner no tenía expertise en el sector del cliente, no le era posible crear soluciones apropiadas que cumplieran sus expectativas y los desarollos o integraciones no funcionaban como el cliente esperaba. 

Como es normal, esto terminó saturando los canales de soporte.

Las integraciones con terceros fue otra de las necesidades no resueltas que llevaron a las empresas a considerar el cambio de partner.

En la evolución natural de las empresas y las dinámicas del mundo digital, surgieron necesidades puntuales de integrar Odoo con sistemas de terceros a la vez que se mantuviese Odoo como centro de gestión de la empresa. 

Para los ecommerce, algunas de estas integraciones son prioritarias , especialmente en relación a transportistas, marketplaces y pasarelas de pago, que por la naturaleza de su negocio no se podía prescindir de ellas.

Finalmente, algunas de las empresas encuestadas explicaron que esperaban encontrar soporte de los implementadores en relación a web y marketing digital con Odoo, evitando salir del ecosistema Odoo para gestionar su marketing.

Salir de una implementación cautiva: reimplementar Odoo

Es importante destacar que cuando una Empresa está en esta situación debe ser valiente porque lo que en el momento actual te está condicionando en negativo en 2 meses puedes darle la vuelta; disfrutar de tu Odoo actualizado a la última versión,  funcionando como tu quieres y con tus bases de datos en tu Hosting. 

No hay ninguna guía o manual que sirva para tomar como referencia en un caso de reimplementación, eres tú mismo quien debe tomar la decisión o al menos informarte de que pasos hay que dar porque la situación se puede revertir en poco tiempo. 

Hay muchas variables y es una decisión importante que debe considerarse una vez que has agotado todos los recursos con el implementador original o actual.

Además, queda claro que reimplementar Odoo tendrá un coste adicional para la empresa, aunque como veremos más adelante, será menor en comparación con la implementación original.

Después de ayudar a decenas de empresas en este tipo de situaciones, en Octupus hemos creado un procedimiento que esclarece los pasos a seguir para las empresas que decidan desbloquear su crecimiento y reimplementar Odoo.